Acuerdo 1110: Confórmense los comités institucionales

Acuerda:

CONFORMAR LOS COMITÉS INSTITUCIONALES DE LA SECRETARÍA NACIONAL DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

CAPÍTULO I

DE LOS COMITÉS

Artículo 1.- Objetivo de los Comités: Los Comités tienen como objetivo establecer espacios permanentes de coordinación  y articulación  institucional, para la formulación de directrices, políticas, líneas de acción prioritarias y estrategias, que garanticen el ejercicio de una adecuada rectoría, regulación, planificación, coordinación, evaluación, control y gestión de la Secretaría Nacional de la Administración Pública.

Artículo 2.- Ámbito de acción de los Comités: Las resoluciones emitidas por estos Comités, serán de aplicación obligatoria a nivel nacional para todas las unidades administrativas, técnicas, funcionarios/as, servidores/as y trabajadores/as de la Secretaría Nacional de la Administración Pública.

Artículo 3.- Definición de Comité Institucional: El comité está conformado por un grupo de autoridades y/o servidores públicos de la Secretaría Nacional de la

Administración Pública, que han sido delegados para desempeñar funciones específicas que faciliten   la articulación de los procesos internos.

Artículo 4.- Organización de los Comités: Los Comités estarán integrados por autoridades y funcionarios de la Secretaría Nacional de la Administración Pública.

Los Comités en la primera convocatoria definirán su agenda y su reglamento interno.

CAPÍTULO II

DEL FUNCIONAMIENTO DE LOS COMITÉS Artículo 5.- Los Comités funcionarán bajo las siguientes

directrices generales:

a) Los miembros serán convocados para las sesiones, a través de la Secretaría de cada Comité, con 48 horas de anticipación a su celebración;

b) Los miembros de cada Comité actuarán con voz y con voto; y, en caso de empate, el Presidente/a del Comité o su delegado/a tendrá voto dirimente;

c) Los Comités sesionarán ordinariamente cada noventa (90) días, para realizar la evaluación trimestral de la gestión (rendición de cuentas y resultados); y, extraordinariamente cuando el Presidente del Comité lo considere necesario. Las sesiones serán itinerantes y podrán efectuarse en cualquier ciudad del país, misma que será previamente establecida por los Comités;

d) La asistencia de los miembros a las sesiones ordinarias y extraordinarias de los Comités, tendrá el carácter obligatorio. En caso de ausencia de cualquiera de los miembros, deberán justificarse por escrito ante el Presidente del respectivo Comité;

e) Los miembros de los Comités podrán invitar a participar en sus sesiones a autoridades y funcionarios de la Secretaría Nacional de la Administración Pública, así como a funcionarios de entidades externas, que creyeren conveniente conozcan y aporten sobre aspectos relativos a los temas a tratarse, quienes actuarán con voz pero sin voto; y,

f) Los Comités podrán conformar mesas técnicas de apoyo, para los temas que se consideren necesarios. Estas mesas técnicas se reunirán periódicamente si el cumplimiento de sus objetivos así lo requiere y trabajarán de manera coordinada y articulada con las diferentes Dependencias de la Secretaría Nacional de la Administración Pública.

Artículo 6.- Obligaciones de los miembros de los Comités: Son obligaciones de los miembros de los Comités las

siguientes:

a) Asistir a las sesiones convocadas;

b) Realizar la presentación del avance de su gestión;

c) Intervenir en las deliberaciones y decisiones que se adopten;

d) Emitir su voto razonado y obligatorio en forma afirmativa, negativa o su abstención, y;

e) Suscribir las actas de las respectivas sesiones.

Artículo 7.- Del Quórum de los Comités: Los Comités se declararán instalados en sesión con la asistencia de las tres cuartas partes de sus miembros, bajo la presencia del/a presidente/a, o su delegado/a.

En caso de no conformarse el quórum necesario, el presidente del comité o su delegado decidirán si continua o no la sesión conforme a la agenda previamente establecida, y se solicitará las respectivas justificaciones a los inasistentes.

Artículo 8.- Resoluciones y disposiciones de los Comités: Toda resolución y/o disposición emitida por los Comités, será de obligatorio cumplimiento por parte de las autoridades y funcionarios de la Institución que tengan relación con la actividad tratada. Cada Comité a través de su Secretario publicará sus resoluciones y utilizará los siguiente medios de difusión: correo institucional, intranet y mensajería oficial; a fin de informar sobre las decisiones adoptadas, a los/as funcionarios/as, servidores/as y trabajadores/as de  la  Secretaría  Nacional  de  la Administración Pública.

CAPÍTULO III

DEL COMITÉ DE DESARROLLO INSTITUCIONAL Y CALIDAD DE LOS SERVICIOS

Artículo 9.- De la conformación del Comité de Desarrollo Institucional y Calidad de los Servicios: Tomando como referencia el artículo 138 del Reglamento General de la LOSEP, este Comité estará integrado por los siguientes miembros, que en orden jerárquico son:

a) El/a Secretario/a Nacional de la Administración

Pública, o su delegado/a, quien lo presidirá;

b) El/a Subsecretario/a General de la Administración Pública, o su delegado/a;

c) El/la Subsecretario/a Nacional de Gestión Pública, o su delegado/a;

d) El/la Subsecretario/a Nacional de  Gestión Gubernamental, o su delegado/a;

e) El/la Subsecretario/a Nacional de Desarrollo Organizativo, o su delegado/a;

f) El/la Secretario/a Técnico/a de Transparencia, o su delegado/a;

g) El/la Coordinador/a General de Planificación y Gestión Estratégica, o su delegado/a;

h) El/la Coordinador/a General de Asesoría Jurídica, o su delegado/a;

i) El/la Coordinador/a General Administrativo/a Financiero/a, o su delegado/a;

j) El/la Coordinador/a General de Investigación y Estadística, o su delegado/a;

k) El/la Coordinador/a General de Gestión Interinstitucional, o su delegado/a;

l) El/la Director/a de Comunicación Social o su delegado/a, quien será el/la Secretario/a Técnico/a del Comité y redactará las actas de las reuniones

m) Los/las Coordinadores Zonales, o sus respectivos delegados. En caso de inasistencia de el/la Director/a de Comunicación Social o su delegado/a, el/la Presidente/a del Comité o su delegado/a designará un Secretario/a Técnico/a ad hoc de entre los presentes.

Artículo 10.- De las atribuciones y responsabilidades del Comité de Desarrollo Institucional y Calidad de los Servicios: Las atribuciones y responsabilidades de este Comité, de acuerdo a las respectivas mesas de trabajo, son las siguientes:

Mesa de Desarrollo Institucional

a) Formular, aprobar y emitir directrices y lineamientos para el desarrollo y la gestión estratégica institucional;

b) Analizar y aprobar propuestas de política e instrumentos técnicos y jurídicos  (proyectos de acuerdos, resoluciones, reglamentos, planes y programas) que permitan optimizar la gestión institucional;

c) Establecer la agenda de trabajo de la Institución;

d) Realizar el control de la gestión de las Dependencias de la Secretaría Nacional de la Administración Pública, (evaluación y/o rendición de cuentas);

e) Realizar el control de la gestión estratégica institucional a través de la herramienta denominada "Gobierno por Resultados -GPR"; y;

f) Las demás que le correspondan de conformidad con la Ley.

Mesa de Calidad de los Servicios

a) Priorizar la mejora continua de los servicios y procesos institucionales;

b) Establecer directrices y el aval para la asignación de recursos en proyectos de mejoramiento de la gestión institucional, presentados por los/las Subsecretarios/as Técnicos, Nacionales o Generales;

c) Monitorear el estado de la ejecución de los proyectos de mejoramiento de la gestión institucional, e identificar acciones para corregir desviaciones en la gestión de los mismos;

d) Supervisar los resultados del control y aseguramiento de la calidad de los servicios institucionales;

e) Supervisar el cumplimiento de los compromisos establecidos con los ciudadanos y su nivel de satisfacción;

f) Aprobar los cambios necesarios relativos a los servicios y procesos que genera la Institución;

g) Revisar y aprobar el portafolio y la carta de servicios de la Secretaría Nacional de la Administración Pública;

h) Monitorear el cumplimiento de los lineamientos y políticas de calidad y mejora continua de procesos en todos sus niveles de gestión;

i) Analizar y aprobar la pertinencia y alternativa de implementación de Sistemas de Gestión de la Calidad;

j) Priorizar la asignación de recursos financieros para ejecutar programas, proyectos y otras iniciativas que permitan llevar a cabo una correcta administración institucional de los servicios y procesos;

k) Revisar, aprobar, controlar y evaluar el desempeño de la gestión de la Secretaría Nacional de la Administración Pública, a través de los indicadores formulados;

1) Aprobar el catálogo de los procesos de las Unidades Operativas; y,

m) Las demás que le correspondan de conformidad con la Ley.

Mesa de Cooperación y Relaciones Internacionales

g) Identificar y gestionar la obtención de recursos provenientes de la cooperación multilateral y bilateral; y,

h) Las demás que le correspondan de conformidad con la ley.

Mesa de Seguimiento

a) Monitorear y evaluar la ejecución de los planes, programas y proyectos, y su impacto con respecto al mejoramiento de la gestión institucional;

b) Priorizar aquellos proyectos que demanden de inversión urgente y determinar los mecanismos para garantizar la permanencia y continuidad de su financiamiento, así como la sostenibilidad de su adecuada ejecución;

c) Supervisar y controlar la planificación de proyectos y su vinculación con el presupuesto de la Secretaría Nacional de la Administración Pública;

d) Monitorear la ejecución de los proyectos de la Secretaría Nacional de la Administración Pública, a través de la herramienta “Gestión Por Resultados-GPR” y otras herramientas utilizadas para el efecto;

e) Analizar y aprobar las políticas para la gestión de la información de planes, programas y proyectos a cargo de la Secretaría Nacional de la Administración Pública; y,

f) Las demás que le correspondan de conformidad con la Ley.

a) Analizar y aprobar informes técnico - políticos para la participación del Secretario Nacional, o su delegado/a, en materia de relaciones internacionales;

b) Establecer las líneas temáticas orientadoras a la gestión de cooperación y relaciones internacionales en el ámbito de la administración pública y en concordancia con la Planificación estratégica institucional;

c) Elaborar planes de acción conjunta para el abordaje de convenios, proyectos y programas de cooperación internacional que requieran una intervención multidisciplinaria;

d) Definir la planificación presupuestaria de los proyectos financiados con recursos de la Cooperación Internacional y realizar el seguimiento para su cumplimiento;

e) Determinar la planificación operativa anual de los recursos de contraparte para garantizar la adecuada gestión de los programas;

f) Articular las directrices y la planificación de los proyectos financiados con recursos de Cooperación Internacional, con las necesidades y requerimientos de la Secretaría Nacional de la Administración Pública;

DISPOSICIONES REFORMATORIAS

PRIMERA.- COMITÉ DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN: Modifíquese el texto del artículo 2 del Acuerdo Ministerial No. 309, del 27 de Diciembre de 2013, publicado en el Registro Oficial No. 167 del 22 de enero de 2014, por el siguiente:

“De los miembros del Comité de Gestión de la Seguridad de la Información.- Este Comité estará integrado por los siguientes miembros:

a. Coordinador/a General de Planificación y Gestión

Estratégica o su delegado, quien presidirá el Comité;

b. Coordinador/a General de Asesoría Jurídica, o su delegado;

c. Coordinador/a General Administrativo Financiero, o su delegado.

SEGUNDA.- COMITÉ DE ÉTICA: Modifíquese el texto del artículo 11 del Acuerdo Ministerial No. 438 del 12 de marzo de 2014, por el siguiente texto:

“De los miembros del Comité de Ética.- Este Comité estará integrado por los siguientes miembros:

a. Coordinador/a General de Planificación y Gestión

Estratégica o su delegado/a, quien presidirá el Comité;

b. Director/a de Servicios, Procesos y Gestión del Cambio o su delegado/a;

c. Director/a de Talento Humano o su delegado/a, quien actuará como Secretario Técnico del Comité;

d. Director/a de Asesoría Jurídica, o su delegado/a;

e. Director/a de Comunicación social ó su delegado/a;

f. Los/as Subsecretarios/as de la Secretaría Nacional de la

Administración pública o sus delegados/as; y,

g. Los/as Subsecretarios/as de la Secretaría Técnica de Transparencia o sus delegados/as.

DISPOSICIÓN FINAL

El presente Acuerdo entrará en vigencia a partir de su publicación en el Registro Oficial.