Resolución SC. SG. DRS. G.09 02 Expídese el instructivo sobre la información y documentos que deben remitir las compañías mercantiles sujetas al control y vigilancia de la Superintendencia de Compañías que cuenten con sociedades extranjeras en cali

Resuelve:

EXPEDIR EL SIGUIENTE

INSTRUCTIVO SOBRE LA INFORMACION Y DOCUMENTOS QUE DEBEN REMITIR LAS COMPANIAS MERCANTILES SUJETAS AL CONTROL Y VIGILANCIA DE LA SUPERINTENDENCIA DE COMPANIAS QUE CUENTEN CON SOCIEDADES EXTRANJERAS EN CALIDAD DE SOCIOS O ACCIONISTAS.

ARTICULO PRIMERO: DEL OBJETO.- Determinar la clase de información y la periodicidad de su presentación a la Superintendencia de Compañías, a la que según la Ley de Compañías están obligadas las sociedades mercantiles nacionales que cuenten con socios o accionistas, personas jurídicas extranjeras.

ARTICULO SEGUNDO: DEL AMBITO.- Las disposiciones de la presente resolución se aplican a las compañías nacionales sujetas al control y vigilancia de la Superintendencia de Compañías que cuenten en su elenco accionario o societario con accionistas o socios, personas jurídicas extranjeras cuyos capitales sociales estuvieren representados únicamente por acciones o participaciones nominativas, es decir, expedidas o emitidas a favor o a nombre de sus socios y miembros y de ninguna manera al portador, pero que no ejercieren ninguna otra actividad empresarial en el país, ni habitual ni ocasionalmente.

ARTICULO TERCERO: DEL REGISTRO Y BASE DE DATOS.- La Intendencia de Tecnología y Comunicaciones generará un módulo informático que recoja un programa que permita procesar la información que demanda la Ley de Compañías, susceptible de tabulación o digitalización y lectura de los certificados y listados que se reciban de las compañías involucradas, y que comprenda:

A) INFORMACION GENERAL:

1. La denominación o razón social de la compañía nacional y su número de expediente.
2. Nombre y cargo del representante legal de la compañía nacional que tenga como socios o accionistas personas jurídicas extranjeras.

B) INFORMACION ESPECÍFICA:

1. Una certificación extendida por autoridad competente del país de origen, que acredite que la sociedad extranjera, socia o accionista de la compañía ecuatoriana, se encuentra legalmente existente en dicho país extranjero.
2. Una lista completa de todos los socios, accionistas o miembros, de la sociedad extranjera -que a su vez es socia o accionista de la sociedad local- suscrita por el Secretario, administrador o funcionario de la prenombrada sociedad extranjera, o por un apoderado legalmente constituido, y certificada ante Notario Público, con indicación de los siguientes datos que se consignarán en el formulario emitido para el efecto:
   1. Los siguientes datos actualizados en relación a la sociedad extranjera que a su vez sea socia o accionista de la compañía ecuatoriana:
      1. Denominación completa o razón social de la compañía extranjera.
      2. Nacionalidad.
      3. Lugar y dependencia ante la cual obtuvo su registro como compañía.
      4. Dirección precisa del lugar y país en donde tiene el asiento principal de sus negocios.
      5. Número de identificación fiscal.
      6. Domicilio postal y correo electrónico.
      7. Número de fax y teléfono con código de área de discado directo.
      8. Nombres y apellidos completos de sus representantes legales u otros administradores que actúan en el asiento principal de sus negocios, nacionalidad, número de identificación personal y dirección precisa de sus domicilios personales.
      9. Nombres y apellidos completos de sus directores principales o suplentes y el período de su designación, con indicación de nacionalidad, número de identificación personal y dirección precisa del domicilio personal de cada Director.
   2. En relación a los socios, accionistas o partícipes actuales de cada compañía extranjera que a su vez sea socia o accionista de la compañía ecuatoriana, los siguientes datos:
      1. 2.2.1. SOCIOS PERSONAS NATURALES:
         1. Nombres y apellidos completos.
         2. Estado civil y nombre del cónyuge.
         3. Nacionalidad.
         4. Número de identificación personal.
         5. Dirección precisa del domicilio actual.
         6. Domicilio postal y correo electrónico.
         7. Número de fax y teléfono con código de área de discado directo.
      2. 2.2.2. SOCIAS PERSONAS JURIDICAS
         1. Denominación completa o razón social.
         2. Nacionalidad.
         3. Lugar y dependencia ante la cual obtuvo su registro como compañía o persona jurídica.
         4. Dirección precisa del lugar y país en donde actualmente tiene el asiento principal de sus negocios u operaciones.
         5. Número de identificación fiscal bajo el cual opera.
         6. Domicilio postal y correo electrónico de la compañía o persona jurídica.
         7. Número de fax y teléfono de la compañía o persona jurídica con código de área de discado directo.
         8. Nombres y apellidos completos de sus respectivos representantes legales u otros administradores que actúan en el asiento principal de sus negocios, nacionalidad, número de identificación personal y dirección precisa de sus domicilios personales.
         9. Nombres y apellidos completos de los directores principales o suplentes en funciones de la compañía o persona jurídica extranjera y el período de su designación, con indicación personal y dirección precisa del domicilio personal de cada Director.
3. Una declaración juramentada del registro en una o más bolsas de valores extranjeras, y de que la totalidad de su capital se encuentra representado exclusivamente por acciones, participaciones o títulos nominativos, en vez de la lista completa de todos los socios, accionistas o miembros, mencionada en el número anterior, en caso que la sociedad extranjera fuere accionista de una compañía local.
4. Tanto la certificación a la que se refiere el número 1 como la lista a la que alude el número 2, precedentes, de haber sido extendidas en el exterior, deberán estar autenticadas por el Cónsul del Ecuador o apostilladas.
5. La lista de los apoderados de compañías extranjeras que tengan acciones o participaciones en compañías locales que se encuentren bajo el control y vigilancia de la Superintendencia de Compañías; con indicación de los nombres y apellidos completos, nacionalidad, número de identificación personal, país en el cual se la extiende, dirección precisa de los domicilios personales de cada apoderado. El poder debe constar por documento autenticado en el país de origen y legalizado por el Cónsul del Ecuador o apostillado, y puede servir a una o varias compañías locales en que la extranjera sea socia o accionista; para su validez, no requiere ni declaración de suficiencia para sus efectos en el Ecuador, ni calificación judicial sobre su legalidad y autenticidad, ni registro, ni publicación por la prensa, pero si deberá ser conocido por la compañía local.

ARTICULO CUARTO: DE LA INFORMACION ANUAL.- Sin perjuicio de lo dispuesto en el literal b) del artículo 20 de la Ley de Compañías es obligación del representante legal de la compañía de responsabilidad limitada y de la compañía anónima presentar, en el mes de enero de cada año, a la Superintendencia de Compañías:

1. La nómina de las compañías extranjeras que figuraren como socias o accionistas de la compañía local con indicación de denominaciones, razones sociales, nacionalidades y domicilios; y,
2. Xerocopias notariadas de las certificaciones y listas aludidas en los números 1 y 2 de la información específica del artículo anterior, que hubieren recibido de sus socios o accionistas.

Si la compañía no hubiere recibido la información indicada, la obligación será cumplida en los primeros cinco días del mes de febrero siguiente, con indicación de la denominación o razón social de la compañía remisa.

ARTICULO QUINTO: DE LOS ACTOS JURIDICOS.- En el caso que una sociedad extranjera interviniere en la constitución, en la escritura pública respectiva se agregarán la certificación y la lista puntualizadas en el artículo tercero, del presente instructivo como información específica, así como los demás instrumentos señalados en el mismo, de ser el caso.

ARTICULO SEXTO: DE LA EXCLUSION Y DE LA SEPARACION.- Si la compañía extranjera socia de una compañía de responsabilidad limitada local, incumpliere por dos o más años consecutivos, con la obligación de presentar durante el mes de diciembre de cada año los documentos señalados en el artículo 131 y en los dos últimos incisos del artículo 263 de la Ley de Compañías y que se encuentran detallados en los números 1 y 2 información específica del artículo tercero de la presente resolución, dicho incumplimiento constituye causal de exclusión de tal compañía prevista en los artículos 82 y 83 de la Ley de Compañías, previo acuerdo de la junta general de socios, mencionado en la letra j) del artículo 118 de la misma ley.

Si se tratare de una compañía extranjera accionista de una compañía anónima, que se encontrare en el mismo caso descrito en el inciso anterior podrá ser separada de la compañía de conformidad al artículo innumerado agregado a continuación del artículo 221 de la Ley de Compañías, siguiendo el procedimiento señalado en las mismas disposiciones legales aludidas, aplicándose en tal caso las normas del derecho de receso previstas para el caso de transformación, pero únicamente para efectos de la compensación que corresponda.

ARTICULO SEPTIMO: DE LA SANCION ADMINISTRATIVA.- La Intendencia de Tecnología y Comunicaciones en aplicación del programa informático al que se refiere el artículo tercero de la presente resolución, remitirá a la Dirección de Registro de Sociedades después del quinto día del mes de febrero de cada año, la nómina de las compañías nacionales que no hayan cumplido con la obligación impuesta por la ley y especificada en la presente resolución, para que previa la verificación respectiva de dicho incumplimiento, se proceda a la imposición de la multa prevista en el artículo 445 de la Ley de Compañías, la misma que será recaudada directamente o mediante el ejercicio de la acción coactiva establecida en el artículo 451 de la misma ley.

ARTICULO OCTAVO: DE LA DELEGACION.- Para los efectos contemplados en el artículo anterior se delega a los intendentes de Control e Intervención de la Oficina Matriz e Intendencia de Compañías de Quito y a los intendentes de compañías de Cuenca, Ambato, Portoviejo, Machala y Loja, para que, con base a los antecedentes respectivos de verificación y control, impongan dicha multa. Los funcionarios delegados para la recaudación de multas procederán de conformidad con las normas generales sobre la materia.

ARTICULO NOVENO: DE LA INTERVENCION Y DISOLUCION DE LAS COMPANIAS INCUMPLIDAS.- El incumplimiento de la compañía de la obligación de informar por dos o más años seguidos, impuesta en el artículo 131 y en los dos últimos incisos del artículo 263 de la Ley de Compañías, faculta al Superintendente de Compañías o a sus delegados para que previo el procedimiento establecido en la ley, puedan declarar la intervención de las compañías incumplidas sujetas a su control total o parcial, de conformidad a lo dispuesto en el inciso final del artículo 354 de la Ley de Compañías. Para este efecto, la Dirección de Registro de Sociedades de las Intendencias de Guayaquil o Quito, o las unidades administrativas que cumplan tales funciones en las intendencias regionales, identificarán a las compañías incursas en tal incumplimiento, remitiendo el listado pertinente a la Intendencia de Control e Intervención de Quito o Guayaquil o a las unidades que hagan sus veces en las intendencias regionales, para que conjuntamente con el informe jurídico pongan el particular en conocimiento del Superintendente de Compañías o su delegado adjuntando los informes correspondientes, para la elaboración del proyecto de resolución de intervención a la compañía y oficios respectivos.

Las compañías locales actualmente existentes que cuenten con sociedades extranjeras como socias o accionistas las que a su vez registren en su capital, títulos, certificados o derechos al portador, durante tres años consecutivos, tramitarán obligatoriamente su disolución anticipada. En caso de no hacerlo, luego de los doce meses siguientes, quedarán disueltas de pleno derecho, para lo cual las direcciones de Disolución y Liquidación de Guayaquil y Quito y los servidores que hagan sus veces en las intendencias de Cuenca, Ambato, Portoviejo, Machala y Loja, dispondrán de oficio la liquidación de las compañías respectivas y ordenarán que los representantes legales cumplan con la publicación, marginación e inscripción en el Registro Mercantil del domicilio principal de la compañía.

ARTICULO DECIMO: DEL INCUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES.- El certificado de cumplimiento de obligaciones que se librare en el caso de las compañías nacionales que incumplieren la obligación, impuesta en el artículo 131 y en los dos últimos incisos del artículo 263 de la Ley de Compañías, consignará el referido incumplimiento, para lo cual la Intendencia de Tecnología y Comunicaciones realizará las respectivas adecuaciones al programa informático para viabilizar su emisión por las respectivas unidades de Registro de Sociedades y del Centro de Atención al Usuario, CAU de Quito y Guayaquil o de quién haga sus veces en las intendencias regionales.

ARTICULO UNDECIMO: DISPOSICION TRANSITORIA.- De acuerdo a lo previsto en la Disposición Transitoria Cuarta de la Ley Reformatoria a la Ley de Compañías aludida en el segundo considerando de la presente resolución, hasta fines de septiembre, octubre y noviembre del 2009, las compañías ecuatorianas que se encuentren en el caso previsto en este normativo, deben recibir y remitir a la Superintendencia de Compañías las informaciones contempladas en los artículos 131 y en los dos últimos incisos del artículo 263 de la Ley de Compañías que se encuentran detallados en el artículo tercero de la presente resolución, sin perjuicio de volverla a presentar en el mes de diciembre del 2009 y en los meses de enero y febrero del 2010.

ARTICULO DUODECIMO: DE LA VIGENCIA Y EJECUCION.- La presente resolución entrará en vigencia a partir de su publicación en el Registro Oficial, y de su ejecución encárguense los señores intendentes de compañías de Guayaquil, Quito, Cuenca, Ambato, Portoviejo, Machala y Loja.