Resolución CIRS-002-2020 Expídese la Norma técnica para la recopilación, actualización, uso y transferencia de información del Registro Social

Comité Interinstitucional del Registro Social

Registro Oficial 505 Edición Especial (2020)
17 de Abril de 2020

RESOLUCIÓN NRO.-CIRS-002-2020

NORMA TÉCNICA PARA LA RECOPILACIÓN, ACTUALIZACIÓN, USO Y TRANSFERENCIA DE INFORMACIÓN DEL REGISTRO SOCIAL.

EL COMITÉ INTERINSTITUCIONAL DEL REGISTRO SOCIAL

Considerando

Que, el numeral 5 del artículo 3 de la Constitución de la República del Ecuador, establece que son deberes primordiales del Estado, entre otros: “(…) 5. Planificar el desarrollo nacional, erradicar la pobreza, promover el desarrollo sustentable y la redistribución equitativa de los recursos y la riqueza, para acceder al buen vivir (…)”;

Que, el numeral 2 del artículo 11 de la Constitución de la República, dispone: “El ejercicio de los derechos se regirá por los siguientes principios: (…) 2. Todas las personas son iguales y gozarán de los mismos derechos, deberes y oportunidades (…) El Estado adoptará medidas de acción afirmativa que promuevan la igualdad real en favor de los titulares de derechos que se encuentren en situación de desigualdad (…)”;

Que, el artículo 85 de la Constitución de la República del Ecuador, determina: “La formulación, ejecución, evaluación y control de las políticas públicas y servicios públicos que garanticen los derechos reconocidos por la Constitución, se regularán de acuerdo con las siguientes disposiciones: 1. Las políticas públicas y la prestación de bienes y servicios públicos se orientarán a hacer efectivos el buen vivir y todos los derechos, y se formularán a partir del principio de solidaridad; 2. Sin perjuicio de la prevalencia del interés general sobre el interés particular, cuando los efectos de la ejecución de las políticas públicas o prestación de bienes o servicios públicos vulneren o amenacen con vulnerar derechos constitucionales, la política o prestación deberá reformularse o se adoptarán medidas alternativas que concilien los derechos en conflicto; 3. El Estado garantizará la distribución equitativa y solidaria del presupuesto para la ejecución de las políticas públicas y la prestación de bienes y servicios públicos. En la formulación, ejecución, evaluación y control de las políticas públicas y servicios públicos se garantizará la participación de las personas, comunidades, pueblos y nacionalidades”;

Que, el artículo 226 de la Constitución de la República del Ecuador, establece que: “Las instituciones del Estado, sus organismos, dependencias, las servidoras o servidores públicos y las personas que actúen en virtud de una potestad estatal ejercerán solamente las competencias y facultades que les sean atribuidas en la Constitución y la ley. Tendrán el deber de coordinar acciones para el cumplimiento de sus fines y hacer efectivo el goce y ejercicio de los derechos reconocidos en la Constitución”;

Que, el artículo 227 de la Constitución de la República del Ecuador, establece que: “La administración pública constituye un servicio a la colectividad que se rige por los principios de eficacia, eficiencia, calidad, jerarquía, desconcentración, descentralización, coordinación, participación, planificación, transparencia y evaluación”;

Que, el artículo 285 de la Constitución de la República del Ecuador, establece como objetivos específicos de la política fiscal: “(…) 1. El financiamiento de servicios, inversión y bienes públicos; 2. La redistribución del

ingreso por medio de transferencias, tributos y subsidios adecuados. 3. La generación de incentivos para la inversión en los diferentes sectores de la economía y para la producción de bienes y servicios, socialmente deseables y ambientalmente aceptables”;

Que, el artículo 1 de la Ley del Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos, establece: “Finalidad y Objeto.− La presente ley crea y regula el sistema de registro de datos públicos y su acceso, en entidades públicas o privadas que administren dichas bases o registros.− El objeto de la ley es: garantizar la seguridad jurídica, organizar, regular, sistematizar e interconectar la información, así como: la eficacia y eficiencia de su manejo, su publicidad, transparencia, acceso e implementación de nuevas tecnologías”;

Que, el artículo 2 de la mencionada Ley, prescribe: “La presente Ley rige para las instituciones del sector público y privado que actualmente o en el futuro administren bases o registros de datos públicos, sobre las personas naturales o jurídicas, sus bienes o patrimonio y para las usuarias o usuarios de los registros públicos”;

Que, el artículo 31 del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, dispone: “La información para la construcción de las políticas públicas será de libre acceso, tanto para las personas naturales como para las jurídicas públicas y privadas, salvo en los casos que señale la Ley. Para el efecto, la Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo tendrá a su cargo el Sistema Nacional de Información”;

Que, mediante Decreto Ejecutivo Nro. 1384, publicado en el Segundo Suplemento del Registro Oficial Nro. 860 de 02 de enero del 2013, se establece como política pública el desarrollo de la interoperabilidad gubernamental, que consiste en el esfuerzo mancomunado y permanente de todas las entidades de la Administración Central, dependiente e institucional para compartir e intercambiar entre ellas, por medio de las tecnologías de la información y comunicación, datos e información electrónicos que son necesarios en la prestación de los trámites y servicios ciudadanos que prestan las entidades, así como en la gestión interna e interinstitucional;

Que, mediante Decreto Ejecutivo Nro. 712, publicado en el Suplemento del Registro Oficial Nro. 480 de 02 de mayo de 2019, se creó el Comité Interinstitucional del Registro Social, encargado de definir los lineamientos para la administración del Registro Social;

Que, el artículo 3 del mencionado Decreto Ejecutivo dispone: “El Comité Interinstitucional del Registro Social estará conformado por los siguientes miembros permanentes, quienes actuarán con voz y voto: 1. La máxima autoridad del ente rector de la administración pública o su delegado permanente, quien lo presidirá y tendrá voto dirimente; 2. El presidente del gabinete sectorial económico y productivo o su delegado permanente; y,

El presidente del gabinete sectorial social o su delegado permanente. (…) ; y,

Que, el artículo 4 del mismo Decreto, establece las atribuciones del Comité Interinstitucional del Registro Social, entre las que consta: “(2) Aprobar los modelos del Registro Social”; y “(…) 4. Emitir regulaciones para el funcionamiento del Registro Social”;

Que, mediante Informe Técnico Nro. URS−CGT−DIAI−008−2020 (actualizado) de 01 de abril de 2020, elaborado por la Dirección de Investigación y Análisis de la Información de la Unidad del Registro Social, se ha determinado la factibilidad de expedir la Norma Técnica para la Recopilación, Actualización, Uso y Transferencia de Información del Registro Social basado en los procesos, procedimientos y estándares necesarios para garantizar el adecuado funcionamiento del Registro Social;

Que, mediante Informe Jurídico Nro. URS−DJ−2020−002 (actualizado) de 01 de abril de 2020, elaborado por la Dirección Jurídica de la Unidad del Registro Social, se ha determinado que la propuesta de Norma Técnica para la Recopilación, Actualización, Uso y Transferencia de Información del Registro Social es una herramienta jurídica que beneficiará a la funcionalidad de la Unidad del Registro Social y a la población ecuatoriana;

Que, mediante oficios Nro. URS−DEJ−2020−0050−O y URS−DEJ−2020−0065−O la Unidad del Registro Social, ha remitido al Comité Interinstitucional del Registro Social, la propuesta de Norma Técnica para la Recopilación, Actualización, Uso y Transferencia de Información del Registro Social; y,

En ejercicio de las atribuciones conferidas en el Decreto Ejecutivo Nro. 712 publicado en el Suplemento del Registro Oficial No. 480 de 02 de mayo de 2019.

Expedir LA NORMA TÉCNICA PARA LA RECOPILACIÓN, ACTUALIZACIÓN, USO Y TRANSFERENCIA DE

INFORMACIÓN DEL REGISTRO SOCIAL.

CAPÍTULO I GENERALIDADES

Artículo. 1.- Objeto. – La presente norma técnica tiene como objeto regular los procesos, procedimientos y mecanismos aplicables a la recopilación, actualización, uso y transferencia de la información del Registro Social de hogares que comprende la información social, económica y demográfica individualizada a nivel de núcleos familiares como insumo para la aplicación de políticas, servicios, programas y subsidios estatales.

Artículo. 2.- Ámbito de aplicación. - Esta norma se implementará de manera obligatoria en los organismos, instituciones, dependencias del sector público, y demás actores que utilicen la información del Registro Social.

Artículo. 3.- Seguimiento al cumplimiento de la Norma Técnica. – Le corresponde a la Unidad del Registro Social, la implementación, cumplimiento y seguimiento de la presente Norma Técnica.

Artículo. 4.- Definiciones. -Para efectos de la presente Norma Técnica se entenderá por:

1. Actualización masiva del Registro Social. - Proceso de recopilación de datos a gran escala que permite obtener información social, económica y demográfica de los hogares y de sus miembros a nivel nacional.
2. Actualización permanente. – Modelo mixto de recopilación de información permanente a nivel desconcentrado entre las instituciones públicas del Gobierno Central yƒo los Gobiernos Locales, los mismos que ingresarán a un proceso de precalificación para definir su capacidad operativa y serán seleccionados progresivamente para el proceso de actualización permanente. La propuesta de vincular a los Gobiernos Locales, parte de un análisis de dos criterios; i) Responsabilidad social, marcado por sus propios beneficios dirigidos a su población, ii) Capacidad administrativa y operativa.
3. Base de datos del Registro Social (BDD). - Repositorio que permite el almacenamiento y tratamiento de datos recopilados desde fuentes primarias (registros administrativos) y la información del formulario del Registro Social. La BDD del Registro Social consta de información social, económica ydemográfica individualizada a nivel de hogares y núcleos familiares como herramienta útil para la identificación, selección, focalización y priorización de beneficiarios de servicios, programas yƒo subsidios estatales.
1. Bus de Servicios Gubernamentales (BSG). − Es una plataforma que permite transportar datos (en formato XML) entre sistemas gubernamentales a partir de servicios web (SW) publicados en la plataforma BSG por parte de las instituciones públicas proveedoras de información, los cuales pueden ser utilizados por otras instituciones públicas que los requieran. Los servicios web publicados en el Bus de Servicios Gubernamentales – BSG, son genéricos; desarrollados con estándares comunes y abiertos de forma que pueden ser utilizados por cualquier sistema informático institucional.
2. Certificado del Registro Social. – Es el documento impreso que deja constancia del registro del hogar, que contiene: el consentimiento informado, los datos personales del informante calificado con su firma de responsabilidad y del encuestador responsable de la recopilación de datos.
3. Consentimiento informado. – Es la declaración expresa y voluntaria del informante calificado respecto de la veracidad de los datos proporcionados en la recopilación de información del registro social del núcleo familiar yƒo hogar, después de haber comprendido la información que se ha dado respecto al propósito de la recopilación de datos.
4. Criterios de elegibilidad. - Son las condiciones generales y requisitos que debe cumplir la población o núcleos familiares como potenciales beneficiarios de los servicios, programas yƒo subsidios estatales determinadas por las instituciones ejecutoras. Estos criterios dependen del objetivo del servicio, programa social yƒo subsidio estatal.
5. Criterio de prioridad. - Es el orden de atención que se da a una persona dentro del grupo de potenciales beneficiarios que cumplen con los criterios de elegibilidad y requisitos propios del servicio, programa yƒo subsidio estatal.
6. Criterios de selección. - Son los requisitos específicos que deberá cumplir la población objetivo para tener acceso a los servicios, programas yƒo subsidios estatales. Estos requisitos dependen de la política y normativa de cada programa social yƒo subsidio estatal.
7. Deciles de pobreza. – Medida de estadística descriptiva que divide un grupo de datos ordenados en 10 partes iguales de la población objetiva, los deciles de pobreza corresponden a los 3 deciles más bajos de la distribución.
8. Entidades responsables de la recopilación de datos del Registro Social. - Entidades públicas o privadas sin fines de lucro, con las que la Unidad del Registro Social convenga la recopilación de información a través de las figuras jurídicas que correspondan.
9. Entidades rectoras prestadoras de servicios y usuarias de la información del Registro Social. - Entidades públicas encargadas de entregar programas, servicios yƒo subsidios estatales haciendo uso de la base de datos del Registro Social que determinan sus propios criterios de elegibilidad, prioridad y selección.
10. Focalización. − Selección de la población objetivo a través de la identificación de características o atributos específicos.
11. Formulario del Registro Social. - Documento técnico diseñado y aprobado por la Unidad del Registro Social para la aplicación de encuestas que recopilará información referida a atributos que permitan la caracterización de los hogares tales como salud, educación, situación ocupacional, ingresos, viviendas entre otros.
12. Hogar. - Unidad de observación del Registro Social conformada por un núcleo o núcleos de personas que se asocian para compartir el alojamiento y la comida. Es decir, conjunto de personas que residen habitualmente en la misma vivienda o en parte de ella (viven bajo el mismo techo), que están unidas o no por lazos de parentesco y que cocinan en común para todos sus miembros (comen de la misma olla).
1. Índice del Registro Social. - Valor numérico o puntaje calculado a través de la Metodología de la Métrica del Registro Social vigente, que permite la identificación de la población extremadamente pobre, pobre y no pobre, mediante el establecimiento de líneas de pobreza definidas con base a criterios técnicos y estadísticos. Las líneas de pobreza serán emitidas a través de Resolución de la Unidad del Registro Social.
2. Informante calificado. – Se considera cualquier persona mayor de edad o menor emancipado que se encuentre en condiciones de entender y responder el formulario, respecto a si mismo y los demás integrantes de la unidad de análisis, según corresponda, y que así lo declare mediante consentimiento expreso.
3. Líneas de corte. – Valor numérico que minimiza los errores de exclusión e inclusión, para clasificar a la población extremadamente pobre, pobre y no pobre.
4. Mallas de validación. - Reglas lógicas que permiten verificar la consistencia de la interrelación de variables al momento de recopilar la información del Registro Social.
5. Menores emancipados. – Ciudadanos mayores de 16 y menores de 18 años que viven de forma independiente bajo consentimiento de sus padres yƒo que hayan contraído matrimonio o que se encuentren en unión de hecho.
6. Métrica del Registro Social. – La métrica del Registro Social contempla tanto la metodología de cálculo, estadística matemática, como el valor numérico del Índice que se expresa entre cero y cien el cual resulta de la aplicación de dicha metodología. El índice del Registro Social otorga un puntaje a los núcleos familiares que constan en la base de datos y permite la identificación de la población pobre y no pobre mediante el establecimiento de líneas de pobreza y extrema pobreza que son definidas con base en criterios técnicos yƒo estadísticos.
1. Monitoreo nominal intersectorial. – Proceso que permite realizar seguimiento a cada uno de los beneficiarios de servicios, programas yƒo subsidios estatales, en su trayectoria de vida, para asegurar un conjunto de servicios expresados en la Ruta Integral de Atenciones.
1. Núcleo familiar. – Unidad de análisis que agrupa a una parte de los miembros de un hogar y se conforma por la presencia de una pareja, legal o de hecho, con hijos solteros, dependan o no económicamente de la pareja y que no formen otro núcleo. Las determinantes principales para identificar núcleos familiares son: pareja o ascendencia.

1. Población objetivo. – Población a la cual está dirigido un determinado servicio, programa yƒo subsidio estatal.

1. Puntaje. - Unidad de valoración dentro de una escala adimensional, resultante de un proceso o cálculo estadístico, asignado un núcleo familiar como predictor de la pobreza por consumo respecto a la Metodología de la Métrica del Registro Social vigente.
2. Recopilación de información del Registro Social. - Es el proceso mediante el cual se compila datos e información del Registro Social a través del uso del formulario del Registro Social y data administrativa, conforme a los modelos de recopilación de datos definidos en la presente Norma Técnica
3. Registro Social (RS).- Conjunto de instrumentos, normas y procesos que permiten consolidar y actualizar la base de datos que comprende la información social, económica y demográfica individualizada a nivel de núcleos familiares a través del Registro Único de Beneficiarios, determinar el índice del Registro Social que permite estimar los niveles de bienestar de los núcleos familiares como insumo para la aplicación de políticas y programas de protección social y subsidios estatales; contribuir con la convergencia de servicios, programas yƒo subsidios estatales que comprendan la integralidad de la atención a través del Sistema de Integración de bases de datos o Registro Interconectado de Programas Sociales RIPS, y; apoyar en el monitoreo de la convergencia de servicios, programas y subsidios estatales.
4. Registro Único de Beneficiarios. – Repositorio que integra la información de beneficiarios con prestaciones sociales reportados por las instituciones usuarias de la base de datos del Registro Social.
5. Registros administrativos. – Conjunto de datos referentes a un hecho, fenómeno o suceso relacionados a los miembros de un núcleo familiar, que son captados por una institución de acuerdo a sus competencias.
6. Servicios Web. - Tecnología que utiliza un conjunto de protocolos y estándares que sirven para intercambiar datos entre aplicaciones web.
7. Registro Interconectado de Programas Sociales. - Sistema de información que integra e interconecta bases de datos de diferentes programas sociales e instituciones y tiene como finalidad difundir información social relevante y servir de insumo para el diseño, formulación, monitoreo, seguimiento y evaluación de políticas públicas.
8. Usuarios autorizados. – Personal idóneo de las entidades responsables de la recopilación de datos del Registro Social que han aprobado la fase de capacitación definida por la Unidad del Registro Social.
9. Umbrales. − Líneas de corte en el índice del Registro Social, determinadas por cada institución ejecutora de programas, servicios y subsidios estatales utilizados para identificar y seleccionar a sus potenciales beneficiarios con base en los objetivos establecidos en cada programa, servicio o subsidio.
10. URS. − Unidad del Registro Social.
11. Validación. – Proceso de control de calidad implementado en los aplicativos, sistemas informáticos, y bases de datos, para verificar la consistencia, integridad y completitud en los datos levantados del Registro Social.
12. Vivienda Particular. - Es aquella destinada al alojamiento de uno o más hogares, grupo de personas o una sola persona. Para efectos de la actualización del Registro Social no se consideran las viviendas colectivas (hoteles, residencias, albergues, hospitales, etc.)

CAPÍTULO II

DE LOS ROLES INSTITUCIONALES

Artículo. 5.- Rol de la Unidad del Registro Social. - El Registro Social (RS) está a cargo de la Unidad del Registro Social a quien le corresponde la administración y el mantenimiento de los sistemas que permiten la gestión del Registro Social, y de la administración, el mantenimiento, la actualización y difusión de la información de la base de datos del mismo.

Artículo 6.- Rol de las entidades responsables de la recopilación de datos del Registro Social.– Las entidades responsables de la recopilación de datos del Registro Social serán las encargadas de la correcta aplicación de la metodología de actualización del Registro Social, y del formulario vigente; así como de la adecuada custodia y archivo de los documentos e instrumentos técnicos, durante la recopilación de información, cumpliendo las orientaciones y estándares técnicos establecidos por la Unidad del Registro Social.

Artículo 7.-Rol de las entidades rectoras prestadoras de servicios y usuarias de la información del Registro Social. - Las entidades rectoras prestadoras de servicios y usuarias de la información del Registro Social serán

las responsables de definir, aprobar e implementar sus umbrales y los criterios de elegibilidad y prioridad para la selección de beneficiarios de servicios, programas yƒo subsidios estatales con base en la métrica definida por la Unidad del Registro Social.

La información de la base de datos del Registro Social será provista a dichas entidades para la selección de sus beneficiarios con base en lo dispuesto en la presente Norma Técnica para lo cual se deberá garantizar las seguridades informáticas necesarias de la data.

La Base de Datos del Registro Social será empleada obligatoriamente en todos los casos para la identificación, selección, focalización y priorización de beneficiarios de servicios, programas sociales yƒo subsidios estatales a nivel de núcleos familiares y de individuos.

Todas las entidades e instituciones usuarias de la base de datos del Registro Social deberán actualizar sus registros de beneficiarios periódicamente y establecer los mecanismos necesarios para transferir sus bases de datos relacionadas con prestaciones sociales al Registro Interconectado de Programas Sociales (RIPS), administrado por la Unidad del Registro Social.

CAPÍTULO III

DE LOS MODELOS, INSTRUMENTOS Y PROCESOS PARA LA RECOPILACIÓN DE DATOS DEL RS

Artículo. 8.- De los modelos. – La Unidad del Registro Social, como único administrador de la base de datos del Registro Social, coordinará todo proceso de recopilación de información para el Registro Social con las entidades responsables, con la finalidad de controlar la calidad del dato, para el efecto se establecen los siguientes modelos de recopilación de datos, que se aplicarán a hogares que habitan en viviendas particulares:

Visita domiciliaria. - Recopilación de información que se efectúa en el territorio, visitando directamente viviendas particulares, este modelo de recopilación de información puede efectuarse por:

1a. Barrido Territorial. – Cuando se investigue a todas las viviendas particulares de los sectores definidos a intervenir. La misma se implementará cuando se presenten cambios sustanciales en las condiciones socio−económicas de la población, por eventos adversos, y desastres naturales o antrópicos, y será dirigida a una población objetivo definida por la Unidad del Registro Social, siempre que se disponga de los recursos económicos necesarios para la recopilación de información.

1b. Por demanda. - A través de requerimientos institucionales o de la ciudadanía en general para verificación de situación socioeconómica in situ.

Demanda controlada. - Levantamiento que consiste en convocar de manera controlada y planificada a la población residente en los sectores seleccionados, concentrándola en un lugar determinado para realizar las entrevistas a potenciales beneficiarios de servicios, programas yƒo subsidios estatales. Este modelo de levantamiento será usado de manera excepcional únicamente en poblaciones en condiciones sociales, culturales, geográficas y económicas similares y de difícil acceso, calificadas como tal por la Unidad del Registro Social.

Ventanilla. – Recopilación de información que se utiliza para los procesos de actualización de la información de las personas miembros del hogar o núcleo familiar, ya registradas con anterioridad en el Registro Social por gestión institucional y en los casos que defina la Unidad del Registro Social. Este

modelo se aplicará únicamente en la actualización de variables específicas definidas por la Unidad del Registro Social.

La Unidad del Registro Social con base a sus lineamientos técnicos y metodológicos coordinará con las entidades responsables de la recopilación de información del Registro Social, la definición del modelo a ejecutar y determinará a las entidades responsables de la actualización permanente.

Artículo 9.- De los Instrumentos e insumos. – Las entidades responsables de la recopilación de datos del Registro Social deberán utilizar los instrumentos e insumos que les proporcione la Unidad del Registro Social.

La recopilación de datos se efectuará a través del formulario del Registro Social, la o las personas mayores de edad o emancipadas, que compongan un núcleo familiar deberán ser informadas respecto de la voluntariedad y finalidad del formulario, el tratamiento que se podrá dar a la información que se consigne; los derechos y garantías como titulares de la información, y de sus deberes y responsabilidades respecto a la información que proporcionen, sin perjuicio del deber de la Unidad del Registro Social de velar por la calidad y actualidad de los datos recogidos y de suspender el uso de la información de verificarse inconsistencias en los datos o evidencia de adulteración o falsedad de los mismos, conforme lo establecido en el artículo 19 de la presente norma técnica.

Los datos recopilados en el Registro Social serán sujetos de verificación, actualización, rectificación y complemento a fin de asegurar la disponibilidad y vigencia de la información reportada.

El consentimiento informado al que se refiere el presente artículo deberá constar en el Certificado del Registro Social.

Artículo. 10.- De los procesos. - Para la recopilación de datos del Registro Social, las entidades responsables deberán cumplir con los procesos de planificación, capacitación, ejecución en campo y supervisión que determine la Unidad del Registro Social, según el modelo de recopilación que se defina para el efecto.

Ninguna institución estará habilitada para la recopilación de datos del Registro Social sin haber aprobado la fase de capacitación.

Para efectos de recopilación de datos se considerará al hogar como la unidad de observación identificada a través de la vivienda particular.

Artículo. 11.- De la administración de usuarios autorizados. - La administración de usuarios autorizados de las entidades, así como el registro de dispositivos móviles que se utilicen durante los procesos para la recopilación de información del Registro Social, serán controlados por la Unidad del Registro Social.

Artículo. 12.- Monitoreo y control. - La Unidad del Registro Social, con el fin de asegurar la calidad en la recopilación de la información del Registro Social, ejecutará el seguimiento y supervisión a los procesos de levantamiento de información e implementará las medidas preventivas y acciones correctivas que sean necesarias.

CAPÍTULO IV

DE LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN DEL RS

Artículo. 13.- De la base de datos del Registro Social. - La Base de Datos del Registro Social es un repositorio digital que se construye por la recopilación de datos, con base al formulario del Registro Social vigente, e información complementaria de registros administrativos.

Artículo. 14.- Administración de la Base de Datos. - Para los procesos de administración de la información de la Base de Datos del Registro Social, la Unidad del Registro Social implementará los controles y validaciones que permitan garantizar la integridad, consistencia y confiabilidad de los datos recopilados a través del respectivo formulario.

La Unidad del Registro Social deberá velar por la calidad y actualización de la información de la base de datos, y de igual forma que los sistemas informáticos cuenten con las garantías integrales de seguridad informática.

Artículo 15.- Seguridad de la Base de Datos. - La Unidad del Registro Social deberá adoptar todas las medidas de seguridad informática y disponibilidad aplicables a los órganos de la Administración Pública, garantizando el derecho de los titulares de los datos respecto al contenido de los mismos, así como el deber de confidencialidad y seguridad aplicables conforme la normativa legal vigente.

Para asegurar una adecuada administración de la base de datos del Registro Social, se definirá e implementará todos los controles aplicables de seguridad de la información e infraestructura tecnológica que garanticen la confidencialidad, integridad y alta disponibilidad de la base del Registro Social, en el marco del Plan de Seguridad Informática de la Unidad del Registro Social.

Artículo. 16.- Ingreso de hogares a la base de datos del Registro Social. - El ingreso de hogares en la base de datos del Registro Social corresponde a la incorporación de un hogar no registrado o de nuevos hogares yƒ o núcleos familiares que se forman a partir de un hogar ya existente en el Registro Social. El ingreso de hogares nuevos en la base de datos del Registro Social podrá efectuarse únicamente por visita domiciliaria o a través de demanda controlada.

Artículo. 17.- Actualización, rectificación y/o complemento de información de los hogares en el Registro Social.- Para los casos de variación de la información recopilada por el Registro Social, sea porque un hogar ya registrado pierde integrantes o adiciona nuevos, modifica su lugar de residencia, presenta inconsistencias en los datos del hogar u otros cambios, el informante calificado u otro integrante mayor de edad o menor emancipado deberá informar a las entidades responsables de la recopilación de la información y solicitar la actualización de la información o rectificación del dato, según lo que corresponda de acuerdo a los instrumentos diseñados y aprobados por la Unidad del Registro Social.

De existir información que, no constando en la base de datos, puede incidir en la caracterización de un hogar, la Unidad del Registro Social podrá proceder a completar variables específicas a nivel de registros administrativos de otras instituciones públicas.

Artículo. 18.- Procesamiento y validación de datos. - Con la finalidad de mejorar la calidad y oportunidad de la información de la base de datos del Registro Social, la Unidad el Registro Social aplicará mallas de validación para controlar la consistencia, completitud e integridad en el ingreso de los datos del Registro Social, así como la verificación de los datos levantados con otras fuentes de información consistentes que puedan contribuir y complementar información de calidad para el Registro Social.

Artículo. 19.- Suspensión de datos. - De encontrar inconsistencias en la información autoreportada en el formulario del Registro Social, mediante los modelos de actualización establecidos, la Unidad del Registro Social procederá a la suspensión de entrega de información del hogar hasta la verificación de los datos.

Artículo. 20.- De la temporalidad de actualización de la información del hogar y/o núcleo(s) familiar(es) en el Registro Social. - Todos los hogares yƒo núcleo(s) familiar(es) del Registro Social podrán ser actualizados con una temporalidad mínima de 24 meses, contados a partir de su último registro con la finalidad de capturar oportunamente los cambios en la composición familiar, condiciones socio económicas yƒo cambios de residencia.

Artículo. 21.- De las excepciones. - La información del Registro Social podrá ser actualizada como “casos especiales”, en un plazo menor a los 24 meses establecidos, exclusivamente por “Visita Domiciliaria”, la cual deberá estar debidamente justificada y autorizada por la máxima autoridad de las entidades responsables de la recopilación de datos del Registro Social o su delegado, según lo establecido en los lineamientos de la presente norma técnica.

Los casos especiales corresponderán a:

- Enfermedad catastróficaƒrarasƒVlH o discapacidad de algún miembro del hogar.
- Fallecimiento del jefe del núcleo familiar, cónyuge yƒo conviviente en unión de hecho declarado.
- Declaratoria de emergencia emitida por la autoridad competente.
- Otros casos fortuitos o de fuerza mayor, debidamente calificados por las entidades ejecutoras de servicios, programas yƒo subsidios estatales que identifique a grupos vulnerables.

Artículo. 22.- Cálculo del índice del Registro Social y asignación de puntaje. – Proceso automatizado que otorga un puntaje a los núcleos familiares que constan en la base de datos del Registro Social, con base en la metodología de la métrica del Registro Social.

El Índice del Registro Social permite la identificación los niveles de bienestar de la población que consta en la Base de Datos, mediante el establecimiento de líneas de pobreza que son definidas con base en criterios técnicos y estadísticos.

Para la selección y focalización de beneficiarios se recurrirá al índice del Registro Social aprobada por la Unidad del Registro Social. La información técnica desarrollada sobre el cálculo del índice según la metodología aprobada será de carácter reservado y de uso exclusivo de la Unidad del Registro Social.

La Unidad del Registro Social podrá modificar las líneas de corte a través de un plan de estudios y análisis técnico estadístico. De existir variación en las mismas, éstas serán emitidas por la Unidad del Registro Social y serán comunicadas a las entidades ejecutoras de servicios, programas yƒo subsidios estatales.

Artículo. 23.- Periodicidad de asignación de puntaje. - El cálculo del Índice del Registro Social se realizará de forma mensual luego del proceso de validación a los núcleos de los hogares que ingresen al Registro Social y se recalculará cuando exista actualización, rectificación yƒo complemento de su información de acuerdo a la actualización de la base de datos. La entrega de la información con el índice del Registro Social vigente a las entidades ejecutoras de servicios, programas yƒo subsidios estatales, se efectuará durante los primeros 10 días laborables de cada mes.

CAPÍTULO V

DE LA ASISTENCIA TÉCNICA, ACCESO, TRANSFERENCIA Y USO DE LA INFORMACIÓN DEL REGISTRO SOCIAL

Artículo. 24.- De la asistencia técnica. - La Unidad del Registro Social, en el ámbito de sus competencias contribuirá con información, análisis y criterios técnicos con base a las características de la población objetivo de cada servicio, programa yƒo subsidio estatal que se ha definido atender.

Artículo. 25.- Actividades de asistencia técnica. - La asistencia técnica de la Unidad del Registro Social consistirá en:

Apoyar los procesos de identificación y selección de usuarios de servicios, programas yƒo subsidios estatales y el correcto uso de la información de la base de datos del Registro Social a las entidades que brindan servicios, programas yƒo subsidios estatales, en el establecimiento de requisitos de postulación, pertinentes a la población objetivo que deseen atender;
Apoyar a las entidades que ejecutan servicios, programas yƒo subsidios estatales sobre el adecuado uso de la calificación socioeconómica, como requisito de selección;
Apoyar a las entidades ejecutoras en la definición de umbrales en sus servicios, programas yƒo subsidios estatales.

Artículo. 26.- De las condiciones de acceso a la información de la base de datos del Registro Social.- Para efectos de uso de la base de datos del Registro Social, las máximas autoridades de dependencias con competencia en la selección y entrega de servicios, programas yƒo subsidios estatales, entidades públicas, organizaciones no gubernamentales sin fines de lucro, estudiantes, investigadores o ciudadanía en general deberán realizar una solicitud formal dirigida a la máxima autoridad de la Unidad del Registro Social, en la que se justifique la necesidad de la información con los fundamentos técnicos que indiquen claramente el motivo de su requerimiento.

La Unidad del Registro Social será la encargada de autorizar o negar el acceso a la información. En el caso de que la solicitud sea autorizada y previa entrega de información se elaborará una ficha técnica para el acceso a la base de datos del Registro Social, de acuerdo a las siguientes consideraciones:

Las entidades ejecutoras de servicios, programas yƒo subsidios estatales o Instituciones Públicas que utilicen la base del Registro Social como insumo para su gestión, tendrán acceso únicamente a los campos necesarios debidamente justificados en el ámbito de su competencia; en el caso de solicitar información de identidad se establecerá mediante la firma de un Acuerdo de Uso y Confidencialidad entre la Unidad del Registro Social y la institución requirente.

Para las organizaciones no gubernamentales sin fines de lucro, estudiantes, investigadores o usuarios en general se entregará únicamente información estadística yƒo las variables requeridas sin datos de identidad, previa aprobación de la respectiva solicitud.

Artículo. 27.- De la transferencia de información del Registro Social. - Los mecanismos para el proceso de transferencia de información, previa autorización, son los siguientes:

Interoperabilidad institucional. – Es el intercambio de información a través de los servicios web proporcionados por la Unidad del Registro Social, y publicados a través del Bus de Servicio Gubernamental (BSG) de la Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos –DINARDAP.

Cruces de información. − Son requerimientos de organismos, instituciones y dependencias del sector público, que solicitan completar la información de su población objetivo con información del Registro Social u otras bases de datos disponibles en el Registro Interconectado de Programas Sociales (RIPS).

Consulta a través de los sistemas de información. - Las instituciones que requieran acceder a la información consolidada y preestablecida del Registro Social podrán acceder a consultas a través de los sistemas de información que provee la Unidad del Registro Social, mediante la habilitación de claves de acceso, a las siguientes plataformas informáticas:

Registro Social.- Consulta desde instituciones a nivel de núcleo familiar.
Registro Interconectado de Programas Sociales – RIPS. -Consulta desde Instituciones a nivel de hogar e individuo.

La ciudadanía en general podrá consultar en la página web oficial del Registro Social si se encuentra registrado en la base de datos del Registro Social.

Plataforma electrónica para el intercambio de información. – Es el mecanismo utilizado para la entrega de información periódica a entidades rectoras prestadoras de servicios y usuarias de la información del Registro Social para análisis, selección de beneficiarios yƒo gestión institucional.

Artículo 28.- Uso de la información del RS.- La base de datos del Registro Social podrá ser utilizada por las entidades ejecutoras de servicios, programas yƒo subsidios estatales, y las entidades públicas que hayan formalizado su utilización conforme lo establece la presente Norma, para el estudio, análisis y diseño de políticas, servicios, programas yƒo subsidios estatales así como para la definición, aprobación, implementación de umbrales, criterios de elegibilidad y priorización de sus beneficiarios.

Artículo 29.- De la confidencialidad de la información de la base de datos del Registro Social.- Las entidades o personas que en virtud de lo dispuesto en la presente Norma Técnica tengan acceso a datos personales, deberán guardar absoluta confidencialidad de la información proporcionada y emplearla únicamente para el cumplimiento de los fines por los cuales se autorizó su acceso, debiendo suscribir un “Acuerdo de Uso y Confidencialidad” con la Unidad del Registro Social, el cual garantizará la confidencialidad de la información con sus respectivas responsabilidades, de acuerdo a la normativa legal vigente.

La entidad que recibe la información deberá garantizar el adecuado resguardo e integridad de la misma, además de definir controles de acceso e implementar los protocolos necesarios para su correcto tratamiento debiendo suscribir también Acuerdos de Uso y Confidencialidad con los funcionarios de su institución a los que autorice el acceso a la misma para el cumplimiento de sus objetivos. Por ningún motivo podrá remitir la información entregada por la Unidad del Registro Social a terceros.

Artículo. 30.- De la entrega de información de beneficiarios. - Todas las entidades e instituciones usuarias de la base de datos del Registro Social deberán actualizar sus registros de beneficiarios periódicamente e interconectar sus bases de datos relacionadas con prestaciones sociales al Registro Interconectado de

Programas Sociales de la Unidad del Registro Social, en los formatos determinados por la Unidad del Registro Social para la actualización del Registro Único de Beneficiarios en función de los lineamientos que se establezcan para el efecto, para el monitoreo nominal intersectorial de los núcleos familiares del Registro Social.

En los casos en que se determine que no es factible la interconexión, entre la Unidad del Registro Social y otras entidades e instituciones usuarias de la base de datos del Registro Social, estas deberán enviar la información de sus registros administrativos.

El incumplimiento en esta disposición acarreará la suspensión de la entrega de información y de las claves de acceso a las bases de datos hasta que se cumpla con lo establecido.

Artículo 31.- Sistema de acceso y control. – Los accesos a la base de datos del Registro Social contarán con mecanismos de control efectivos, con protocolos de acceso y seguimiento de acuerdo al Plan de Seguridad Informática de la Unidad del Registro Social alineados con la transparencia de la información.

DISPOSICIONES GENERALES

PRIMERA. - Las entidades rectoras prestadoras de servicios, programas y subsidios estatales que determine la Unidad del Registro Social actuarán como entidades responsables de la recopilación de datos del Registro Social de sus beneficiarios.

SEGUNDA. - El proceso de actualización masiva (barrido territorial) y su consecuente cambio de base se realizará con una temporalidad de 5 años, en el periodo intermedio de censos de población, vivienda y hogares en el país, en el cual se revisará la métrica del Registro Social y de ser el caso se efectuarán las mejoras o cambios correspondientes.

Sin embargo, se podrá realizar una actualización parcial en un periodo de tiempo menor al establecido, siempre y cuando se presenten condiciones como desastres naturales o crisis económicas graves y prolongadas en el país.

DISPOSICIONES TRANSITORIAS

PRIMERA. - Durante el operativo de actualización de información del Registro Social 2018, la base del Registro Social 2014 con métrica 2014 seguirá vigente, pero sin incremento, disminución o actualización de sus registros. La última base de datos del Registro Social 2014, será entregada hasta el 10 de abril de 2020.

A partir del 10 de abril de 2020, en casos debidamente justificados y hasta la finalización del operativo, como medida excepcional, se podrá utilizar la base de datos del Registro Social 2014 con métrica 2018 con el fin de identificar potenciales beneficiarios de programas, servicios y subsidios.

SEGUNDA. − La base de datos del Registro Social 2018 con métrica 2018 se entregará de manera mensual de acuerdo al avance del operativo. La primera entrega de esta base de datos se efectuará en abril de 2020, a partir de su entrega, las entidades ejecutoras de servicios, programas sociales yƒo subsidios estatales, deberán considerar como base habilitada para la incorporación de nuevos beneficiarios de sus programas, servicios y subsidios a la información de la base Registro Social 2018.

TERCERA. - La Unidad del Registro Social implementará operativos de visitas por demanda, una vez finalizado el operativo de actualización de información del Registro Social 2018, en cada provincia, con el fin de capturar la información de los hogares no identificados en dicho operativo.

CUARTA. - A partir de la notificación de finalización del operativo, la base de datos del Registro Social 2014 pasará a formar parte del repositorio histórico del Registro Social.

QUINTA. - La Unidad del Registro Social, emitirá los instrumentos técnicos y demás normativa que permita la correcta implementación de esta Norma en un plazo de hasta 60 días.

SEXTA. - La Unidad del Registro Social implementará de manera progresiva el cruce de datos con nuevos registros administrativos consistentes que cumplan los requisitos definidos en un plazo de 180 días.

SÉPTIMA. - Durante el operativo de actualización de información del Registro Social 2018, la Unidad del Registro Social implementará recálculos del índice del núcleo familiar en casos de actualización, rectificación yƒo complemento de información, cada 90 días.

DISPOSICIÓN DEROGATORIA

ÚNICA. - Deróguese todas las normas de igual o menor jerarquía que se opongan o contradigan al presente Norma Técnica.

DISPOSICIONES FINALES

PRIMERA. - Encárguese de la implementación de la presente Norma Técnica a la Unidad del Registro Social.

SEGUNDA. - La presente Resolución entrará en vigencia a partir de su suscripción, sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial.

CÚMPLASE Y COMUNÍQUESE. –

Firmas

Dado en la ciudad de San Francisco de Quito, D.M, a los seis (06) días del mes de abril de 2020, en sesión virtual del Comité Interinstitucional del Registro Social de 03 de abril del año en curso.

Dra. Johanna Pesántez Benítez