N° 015
Dr. Diego García Carrión
PROCURADOR GENERAL DEL ESTADO
Resuelve:
Art. 1.- Aprobar el “Manual de Administración, Conservación y Custodia de Documentos de la Procuraduría General del Estado”, que consta como documento adjunto a esta resolución.
Art. 2.- Deróguese la Resolución No. 108 de 6 de mayo de 2010.
Art. 3.- La presente Resolución entrará en vigencia a partir de esta fecha, sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial; de su ejecución, encárguese el Secretario General de la Procuraduría General del Estado.
Dado en la ciudad de San Francisco de Quito, D. M., a 3 de junio de 2015.
f.) Dr. Diego García Carrión, Procurador General del Estado.
Esta copia es igual al documento que reposa en el Archivo de la Secretaría General y al cual me remito en caso necesario. Lo certifico.- Fecha: 8 de junio de 2015.- f.) Dra. Lina Rosa Silva, Secretaria General, Procuraduría General del Estado.
MANUAL DE ADMINISTRACIÓN, CONSERVACIÓN Y CUSTODIA DE DOCUMENTOS DE LA PROCURADURÍA GENERAL DEL ESTADO
La Secretaría General, es coordinadora, administradora y custodio del fondo documental que contiene la información de la Institución
INTRODUCCIÓN
La Procuraduría General del Estado, desde su creación en 1928 asumió un papel protagónico en la vida jurídica del país, pues primordialmente se le entregó el patrocinio del Estado y paralelamente la asesoría legal. En nuestros días, frente a los cambios que se han producido en la legislación ecuatoriana a partir de la emisión de la nueva Constitución de la República del Ecuador, publicada en el Registro Oficial No. 449 de 20 de octubre de 2008, así como la creación y reforma de otras disposiciones legales y normativas, asume nuevos retos y funciones como son: La representación judicial del Estado; el patrocinio del Estado y de sus instituciones; el asesoramiento legal y la absolución de las consultas jurídicas a los organismos y entidades del sector público con carácter vinculante, sobre la inteligencia o aplicación de la ley, en aquellos temas en que la Constitución o la ley no otorguen de los actos y contratos que suscriban los organismos y entidades del sector público.
La Procuraduría General del Estado, tiene bajo su responsabilidad el manejo de documentación vinculada directamente con el sustento legal del Estado, acervo documental que debe ser manejado bajo criterios técnicos y uniformes.
El presente Manual de Administración y Custodia de Documentos, es concordante con el marco normativo vigente y está diseñado bajo principios administrativos, disposiciones legales y normativa técnica pertinente.
Dr. Diego García Carrión, Procurador General del Estado.
PRESENTACIÓN
La Procuraduría General del Estado cuenta en sus dependencias con información sensible que debe ser manejada en forma técnica y sistematizada.
Para ello se procedió a:
- Revisar la organización y el inventario de la documentación existente en los distintos archivos, aplicando criterios técnicos para una adecuada clasificación, ordenamiento e identificación de dicha documentación;
- Revisar los sistemas para registrar y procesar la información básica de cada fondo documental; y,
- Revisar y depurar el proceso, subprocesos e instructivos que se aplican en cada una de las actividades que ejecutan las secretarías institucionales.
Aprovechando la tecnología existente y los procedimientos establecidos, que conllevan diferentes tipos de consulta, se accede en forma ágil y oportuna a la información procesada, que constituye el fondo documental de la Institución.
Se pretende un manual claro y sencillo que sirva de soporte para la organización, inventariado, depuración y custodia de los archivos, el mismo que debe ser el inicio de un proceso de mejoramiento y actualización permanente que conseguirá el perfeccionamiento de esta herramienta administrativa y con ello la mejora de los niveles de atención a los usuarios.
NORMATIVA QUE SUSTENTA EL PRESENTE MANUAL
• Constitución de la República, Registro Oficial Nro. 449 de 20 de octubre de 2008.
• Ley del Sistema Nacional de Archivos. Registro Oficial Nro. 265, de de Junio de 1982.
• Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos, Registro Oficial Nro. 517 de 20 de junio de 1983. Reforma: Decreto Ejecutivo 1346 publicado en el Registro Oficial Nro. 830 de 14 de noviembre de 2012.
• Instructivo para la Digitalización de Archivos de los Registros de Datos Públicos. Resolución de la DINARDAP 114; Registro Oficial Nro. 724 de 14 de junio de 2012; reforma: R.O. Suplemento 100 de 14 de octubre de 2013.
• Reglamento Interno del Archivo Intermedio “Archivo General de la Administración”. Registro Oficial Nro.1 del 11 de agosto de 1992.
• Instructivo de Organización Básica y Gestión de Archivos Administrativos. Registro Oficial Nro. 67 del 25 de julio de 2005.
• Ley Orgánica de la Procuraduría General del Estado.
Registro Oficial Nro. 312, de 13 de Abril del 2004; reforma publicada en el Registro Oficial Nro. 154 de 3 de enero de 2014.
• Estatuto Orgánico de Gestión por Procesos de la Procuraduría General del Estado. Registro Oficial Nro. 198, de 27 de octubre de 2014.
• Reglamento Orgánico Funcional. Registro Oficial Suplemento Nro. 63, de 29 de octubre 2013; reforma Registro Oficial Nro. 217 de 2 abril de 2014.
• Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la información Pública. Registro Oficial 337 del 18 de mayo del 2004.
• Reglamento de la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la información Pública. Decreto Ejecutivo No. 2471; Registro Oficial Nro. 507, del 19 de Enero del 2005; reforma Decreto Ejecutivo 163, Registro Oficial Nro. 33 de 7 de junio de 2005.
• Reglamento General de Bienes del Sector Público. Acuerdo de la Contraloría General del Estado No. 25; Registro Oficial Nro. 378 de 17 de octubre de 2006; reformas: Acuerdo de la Contraloría General del Estado No. 37, publicado en Registro Oficial Suplemento Nro. 287 de 11 de Julio del 2014 y, Acuerdo de la Contraloría General del Estado Nro. 44, publicado en Registro Oficial Suplemento Nro. 317 de 22 de Agosto del 2014.
• Normas Técnicas del Control Interno, Acuerdo de la Contraloría General del Estado No 39-CG, Registro Oficial Suplemento 87 de 14 de diciembre de 2009, última modificación R.O. 178 de 6 de febrero de 2014 Acuerdo No. 006 CG-2014
• Instructivo para la entrega y recepción de documentación, información y archivos a cargo de los funcionarios, servidores y trabajadores de la Procuraduría General del Estado. Resolución Nro. 125; Registro Oficial Nro. 284 de 22 de septiembre de 2010.
• Reglamento para la Elaboración Manejo y Custodia de cierta documentación oficial, publicado en el Registro Oficial Nro. 478 de 30 de marzo de 1954.
MANUAL DE ADMINISTRACIÓN, CONSERVACIÓN Y CUSTODIA DE DOCUMENTOS DE LA PROCURADURÍA GENERAL DEL ESTADO
CAPÍTULO I ASPECTOS GENERALES
1. OBJETO.-
El presente Manual tiene por objeto establecer los procedimientos idóneos a fin de que, el ingreso, tramitación, direccionamiento, producción y organización de los documentos institucionales, se ejecuten bajo normas y criterios técnicos uniformes, que permitan la sistematización de las actividades de administración, custodia y archivo de documentos.
2. ALCANCE.-
Las áreas de acción encargadas de los procesos y procedimientos de la administración, archivo y custodia de documentos son: la Secretaría General, Unidad de Documentación y Archivo, Secretaría de la Regional 1 y las Direcciones Regionales y Oficinas Provinciales.
Este subproceso tiene dos fases diferenciadas:
a) La primera fase inicia con la recepción en ventanilla y verificación de la documentación presentada por el usuario, cumplido con lo cual se procede a la elaboración de la hoja de ruta, digitalización de la documentación, búsqueda de antecedentes, de ser el caso, direccionamiento a una de las Unidades Administrativas de la Institución y concluye con el descargo en el libro correspondiente. Aquellas Direcciones que reciban documentación en forma directa, (discos compactos, correos electrónicos u otros) tienen la obligación de enviar a la unidad de documentación y archivo para que la documentación sea ingresada y digitalizada, a excepción de aquellas unidades que por la especialidad del trabajo administran y custodian sus propios archivos y que están citadas en el Art. 16 del Reglamento de Administración y Custodia del Fondo Documental de la Procuraduría General del Estado.
b) La segunda fase comienza con la recepción de la documentación o respuesta generada por la Unidad Administrativa pertinente, se verifica que haya cumplido con todos los requisitos formales, se remite al usuario (por medio de un Courier), se crean las claves de correspondencia, se procesa la hoja de ruta y se culmina el proceso con el archivo respectivo.
3. RESPONSABLES.-
Como actores del proceso de administración y custodia de documentos y archivos de la Procuraduría General del Estado, son responsables todos los funcionarios y servidores que bajo cualquier régimen laboral presten servicios en la Procuraduría General del Estado.
4. POLÍTICAS.-
• Atención a los usuarios: La atención a los usuarios internos y externos será con agilidad, transparencia, calidad y calidez.
• Técnica de archivo: Para el archivo del fondo documental se utilizará el sistema alfanumérico y cronológico.
• Recepción de documentos: Tanto la recepción de comunicaciones oficiales dirigidas a la Procuraduría General del Estado, como los oficios generados en las distintas unidades administrativas para su respectivo despacho, se las receptará en el horario de 8:30 a 17:00.
• Entrega de documentación por ventanilla: La entrega de comunicaciones oficiales a los requirentes se lo hará previa la presentación de la credencial que le identifique como servidor de la entidad a la que se dirige la documentación. En caso de que el destinatario sea una persona natural, presentará la cédula de identidad o ciudadanía, pasaporte o licencia de conducir.
• Acta de entrega recepción de documentos: Cuando exista un cambio administrativo o separación de la institución por cualquier motivo, incluyendo los casos de comisión de servicios, el servidor firmará el acta de entrega recepción pertinente, para precautelar la custodia de los documentos.
• Obligatoriedad en la atención de trámites: Cada Unidad Administrativa está en la obligación de tener conocimiento de los trámites que son de su competencia y preparar las respuestas correspondientes.
• Conservación de documentos y de la información: La conservación es un conjunto de técnicas, tratamientos y procedimientos de cualquier naturaleza, preventivos o curativos que tienen por objeto garantizar la durabilidad de los soportes documentales y la salvaguarda de la información en ellos contenida; por lo tanto, la institución está obligada a establecer programas de seguridad para proteger y conservar los documentos de las Unidades archivísticas, para lo cual incorporará tecnologías de avanzada en la protección, administración y conservación de sus archivos, empleando herramientas electrónicas, informáticas, ópticas o telemáticas debiendo para el efecto realizar estudios técnicos.
El acervo documental es la riqueza histórica de la Institución, en tal virtud los servidores de la Procuraduría General del Estado y quien reciba tal documentación, la custodiará y será el responsable de su cuidado a fin de evitar deterioros, mutilaciones, deformaciones o adulteraciones de los expedientes; en consecuencia, el responsable de la Unidad Administrativa o el funcionario o servidor que solicitare en préstamo un expediente, deberá devolverlo a la Unidad de Documentación y Archivo en el mismo orden cronológico que lo recibió. De su parte la Unidad de Documentación y Archivo tendrá la obligación de mantener un registro de tales préstamos y de recordar periódicamente a los funcionarios, servidores o a la Unidad Administrativa a la que pertenecen, que tales documentos están en su poder a fin de que se cumpla el propósito del cuidado del acervo documental, de conformidad con el numeral 2 del artículo 69 del Reglamento Orgánico Funcional de la PGE.
• Depuración del fondo documental: operación mediante la cual se descartan, retiran, excluyen o suprimen del expediente los documentos que no tienen valor primario. La evaluación de toda la documentación y destrucción de aquella que no se la utiliza se hará de conformidad con las disposiciones legales, con la intervención de un Comité que se encargará de analizar, calificar y evaluar toda la información existente y determinar los procedimientos a seguir, los períodos de conservación de la documentación, los datos relacionados con el contenido, número de carpetas o de hojas y notas explicativas del documento.
• Normas Técnicas del Control Interno, Acuerdo de la Contraloría General del Estado 39, Registro Oficial Suplemento 87 de 14 de diciembre de 2009, última modificación Acuerdo de la Contraloría General del Estado No. 006 CG-2014, publicado en Registro Oficial Suplemento 178 de 6 de febrero de 2014.
• Generación de documentos: Los funcionarios y servidores que estén a cargo de generar documentos, se regirán a los formatos pre establecidos por Comunicación Social.
• Actualización permanente de inventarios: Serán responsables, la Unidad de Documentación y Archivo, la Secretaría Regional 1, las Direcciones Regionales y Oficinas Provinciales, quienes actualizarán permanentemente los inventarios del fondo documental a su cargo.
• Conservación de los archivos: La Institución dotará de la infraestructura física y tecnológica necesaria para la óptima conservación del fondo documental; para lo cual, se realizarán estudios técnicos de conservación física, condiciones ambientales, operacionales, de seguridad y reproducción de la información, así como el funcionamiento razonable del sistema.
5. ORGANIGRAMA.-
6. CADENA DE VALOR
Cadena de valor: Modelo teórico que describe el curso de los procesos que agregan valor al trabajo que desempeña la
Secretaría General.
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CAPÍTULO II ADMINISTRACIÓN DEL ACERVO DOCUMENTAL
1. OBJETIVO.-
Efectuar el registro de los documentos y trámites que ingresan a la administración de la Procuraduría General del Estado, de forma tal que permita un eficaz seguimiento y control de los mismos durante las etapas de recepción, análisis, distribución, procesamiento, emisión de respuestas, de la información y de dictámenes especiales, brindando una oportuna atención a los requerimientos solicitados por el usuario.
2. ALCANCE.-
Participan en el presente proceso la Secretaría General, la Secretaría Regional 1, la Unidad de Documentación y Archivo, y las Unidades de Gestión que procesan la información recibida.
Participan las áreas e Instituciones del Sector Público encargadas de la recepción y distribución de la correspondencia generada por la Procuraduría General del Estado, adicionalmente la participación en el proceso no implica obligación de cumplimiento de este manual, sino únicamente en cuanto a los requisitos para poder retirar documentación de la PGE.
3. RESPONSABLES.-
La aplicación y cumplimiento de las normas y procedimientos relativos al capítulo de administración de documentos, corresponde a los funcionarios y servidores de la Secretaría General, la Unidad de Documentación y Archivo, la Secretaría de la Regional 1 y las Direcciones Regionales y Oficinas Provinciales.
4. DESCRIPCIÓN Y FLUJO DEL SUBPROCESO.-
4.1 Ingreso de Documentos.-
a. Recibir y verificar la documentación presentada por el usuario, por Courier o Correos del Ecuador; a excepción, de los documentos reservados y los determinados en el Reglamento de Administración y Custodia del Fondo Documental de la Procuraduría General del Estado, que son receptados directamente en la Secretaria General.
b. Verificar que los anexos que se invocan en la petición son los que en realidad se acompañan, esto es: el número de las fojas útiles, biblioratos, libros o legajos, revistas, discos compactos y otros.
c. Cuando la documentación no está completa se la devolverá al usuario;
d. Si la documentación está completa, se imprimirá el sello de recepción y se continuará con el trámite.
e. Determinar el tipo de atención que se debe dar según el tipo de documentación (Administrativos AD; y, Patrocinio JJ; se añadirá a este código las iniciales del Procurador en funciones).
f. Imprimir las hojas de ruta utilizando el Sistema de Documentación y Archivo.
g. Si la documentación ingresada pertenece a un expediente existente, se la deberá adjuntar al mismo, utilizando para la búsqueda el sistema de Claves de Correspondencia.
h. Remitir al Jefe de Documentación y Archivo los expedientes de forma física y electrónica para su control y revisión; finalizado este proceso, se remitirá la documentación al Secretario General para su direccionamiento a la unidad administrativa que corresponda.
i. El Jefe de Documentación y Archivo actualizará los datos constantes en la hoja de ruta en el Sistema de Gestión de Trámites.
j. Entregar físicamente la documentación y la correspondencia a las unidades administrativas, dejando constancia de su recepción en el registro “Entrega de Documentación Interna”.
5. DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
5.1 OBJETIVO.-
Digitalizar la documentación que ingresa en forma oficial a la Procuraduría General del Estado, con la finalidad de respaldar esta información en forma electrónica, la misma que estará disponible para los usuarios internos y externos. Esta información digitalizada, puede servir también, como una herramienta, para que las direcciones misionales puedan estructurar sus archivos internos para un mejor manejo de la información.
5.2 ALCANCE.-
Participan en el presente procedimiento los servidores de la Unidad de Documentación y Archivo que fueren designados para el caso y los servidores designados para el cumplimiento de estas actividades en la Dirección Regional
1, las Direcciones Regionales y Oficinas Provinciales
5.3 RESPONSABILIDAD.-
La aplicación, cumplimiento y seguimiento de las normas y procedimientos relativos al capítulo de administración de documentos, es responsabilidad del Jefe de la Unidad de Documentación y Archivo conjuntamente con el Secretario General; y, funcionarios encargados de esta labor en la Secretaría Regional 1, en las Direcciones Regionales y Oficinas Provinciales
5.4 DESCRIPCIÓN.-
a. Una vez registrada física y electrónicamente la documentación, se digitaliza de acuerdo al código y número de trámite que asigna el Sistema de Gestión de Trámites. Estos datos están impresos en la Hoja de Ruta blanca A4.
b. Se digitaliza tanto el pedido como los anexos.
c. Se almacena en la librería correspondiente dependiendo de la codificación técnica de archivo establecida en la Unidad.
d. Las librerías de acuerdo al tema son:
• Consultas
• Contratos
• Administrativos
• Seriales
• Delegaciones
• Patrocinios: Nacional e Internacional
• Derechos Humanos
• Y las que se crearen
e. Si la documentación no contiene antecedentes, se la remite directamente al Jefe de Documentación y Archivo, caso contrario funcionario responsable adjuntará los antecedentes y continuará con el trámite.
Gestión de Correspondencia y Archivo (Ingreso, Direccionamiento y Despacho Interno de Documentos)
Usuario Técnico de Archivo (Recepción de Documentos en Ventanilla) (Asignación Expediente)
Técnico de Archivo (Digitalización de Documentos)
Técnico de Archivo (Búsqueda de Antecedentes)
Documentación
Receptar documentación y hojas de ruta
Recibir documentación física y electrónicamente Recibir y verificar documentación
Analizar tipo de trámite
Sistema de Gestión Documental Necesita adjuntar antecedentes?
Oficio de respaldo sellado
Imprimir sello de recepción en oficio de respaldo y entregar al usuario
DSM
Digitalizar documentación
Sistema claves de correspondencia
SI NO
Determinar ell código
Adjuntar documentación y/o expediente
Sistema de Gestión Documental
Ingresar documentación en sistema
Imprimir hojas de ruta
SI Necesita adjuntar
antecedentes?
NO
Remitir
Remitir documentación
Sistema de
Remitir documentación física y electrónicamente
Documentación
Sistema de Gestión Documental
Remitir documentación adjuntando hojas de ruta
Hojas de ruta
Sistema de Gestión Documental
documentación
física y electrónicamente
Documentación
Gestión
Documental
Gestión de Correspondencia y Archivo (Ingreso, Direccionamiento y Despacho Interno de Documentos)
Jefe de Documentación y Archivo
(Validación y Direccionamiento de Documentos)
Secretario General
(Direccionamiento de Documentos)
Asistente de Servicios
(Despacho Interno)
|
Á I t PGE
Sistema de Gestión Documental
Recibir documentación física y electrónicamente
Recibir documentación
Sumillar y
enviar
documentación
Documentación
Registro de entrega de documentación
Llenar registro de documentación interna
Sistema de Gestión
Documental
Sumillar y direccionar física y electrónicamente la documentación a cada área interna de la PGE
Registro de entrega de documentación
Distribuir documentación y solicitar firma de registro
Documentación
Remitir documentación
Documentación
Sistema de Gestión
Documental
Recibir documentación y actualizar datos en sistema
Entregar documentación
Documentación
6. Despacho externo y archivo de documentos.-
a. Recibir y verificar la documentación presentada por las diferentes unidades administrativas para su despacho.
1.1.Verificar que la documentación constante en la hoja de ruta y en el oficio de salida esté completa.
1.2. Solicitar la documentación faltante, en caso de no estar completa. b. Asignar el número secuencial y fecha correspondiente.
c. Registrar los datos correspondientes en el libro de “oficios despachados”.
d. Desglosar las copias de la documentación saliente y entregarlas a las unidades administrativas correspondientes. e. Crear las seriales, (el original al archivo histórico de la institución y copia al Procurador General del Estado).
f. Ingresar los datos en el Sistema de Gestión de Trámites.
g. Digitalizar los oficios de salida utilizando el sistema informático utilizado por la Institución..
h. Clasificar y entregar la correspondencia a la mensajería institucional, al Courier o Correos del Ecuador con el reporte diario para su distribución.
Gestión de Correspondencia y Archivo (Despacho Externo de Documentos y Archivo de la Documentación)
Áreas Internas PGE Técnico de Archivo / Asistente Administrativo
(Despacho Externo de Documentos)
Asistente Administrativo
|
(Preparación de Guías)
Documentación
Recibir y verificar documentación
Numerar y fechar documentación
Registrar correspondencia
Efectuar desglose de copias de la documentación
Imprimir reporte de entrega de
guías Reporte de guías entregadas
Sistema de Gestión
Documental
Ingresar datos en sistema
Ingresar y verificar que la correspondenc ia ha sido
entregada Sistema de
seguimiento de la
documentación
DSM
Digitalizar El documento
7. Claves de Correspondencia.-
a. Evaluar, valorizar, codificar, clasificar, indizar (crear descriptores) y actualizar el antecedente documental respectivo, actividades a cargo del Jefe de Documentación y Archivo.
b. Alimentar los campos con los descriptores en el sistema de claves de correspondencia.
El servidor encargado de ingresar los descriptores a las claves de correspondencia revisará previamente la base de datos para unificar criterio.
8. Clasificación, ruteo y archivo de las hojas de ruta.-
Las hojas de ruta se clasifican en dos grupos:
a. Hoja de ruta original (blanca)
b. Dos Hojas de ruta copia (color)
Las hojas de ruta original (blanca) es aquella donde el
Secretario General, inserta su sumilla para direccionarla a
la Unidad Administrativa que corresponda. Se la envía con una hoja de ruta copia (color)
La primera hoja de ruta copia (color), sirve para que la Unidad de Documentación y Archivo, descargue el ruteo en el Sistema de Gestión de Trámites. Esta hoja se mantendrá en la Unidad de Documentación y Archivo como “pendiente”.
La segunda copia de la hoja de ruta (color) quedará en los archivos de cada Unidad Administrativa donde se estudia el trámite.
La hoja de ruta original (blanca), será devuelta a la Unidad de Documentación y Archivo, una vez que el trámite haya finalizado, o cuando se establezca que dicho documento sea archivado. La hoja de ruta original (blanca) sustituirá a la hoja de ruta de color, que se encuentra en la Unidad de Documentación y Archivo como “pendiente”, la misma que será eliminada.
Las hojas de ruta se archivan bajo el sistema alfanumérico
Institucional que mantiene el archivo activo
9. Archivo de expedientes.-
a. Organizar, clasificar y custodiar el acervo documental de la Institución en forma alfanumérica y cronológica, de acuerdo al formato establecido.
b. Archivar los expedientes en un espacio físico adecuado con los requerimientos necesarios para su óptima conservación.
El archivo del fondo documental de la Procuraduría General del Estado se encuentra clasificado en cuatro tipos:
a. Activo;
b. Intermedio o temporal;
c. Permanente o pasivo; y
d. El Archivo histórico que se encuentra bajo custodia del
Sistema Nacional de Archivos SINAR
a. Archivo activo.- Son archivos activos, aquellos cuya documentación se considera de utilización frecuente y con quince años o menos de existencia;
b. Archivo intermedio o temporal.- Archivo intermedio es aquel al que se transfieren los documentos cuya consulta no es frecuente, y que han cumplido quince años de vida institucional;
c. Archivo permanente o pasivo.- Es aquel cuya documentación, por sus características específicas e importancia, constituyen fuente de estudio e investigación en cualquier rama. Es el acervo documental histórico de la Procuraduría General del Estado, conforme lo establece la Ley del Sistema Nacional de Archivos; y,
d. Archivo histórico.- Es aquel que reposa en el Sistema Nacional de Archivo SINAR, y que constituye fuente de estudio e investigación.
Gestión de Correspondencia y Archivo (Despacho Externo de Documentos y Archivo de la Documentación) CLAVES DE CORRESPONDENCIA
Jefe de Documentación y Archivo
(Creación de Descriptores)
Técnico de Archivo Asistente Administrativo (Creación de Descriptores)
Asistente de Servicios
(Archivo de las Hojas de Ruta)
A t t d S o
|
(A h d
Documentación)
Antecedente
Documental
Evaluar y valorizar antecedente documental
Hojas de ruta
Recibir hojas de ruta (blanca)
Codificar, clasificar e indizar los documentoS (Actualizar)
Sistema claves de correspondencia
Expediente indizado
Archivar hojas de ruta alfanuméricamente
Sistema claves de correspondencia
Ingresar información
Tesauros
Realizar síntesis del asunto (Actualizar información)
Expediente
Sistema claves de correspondencia
Recibir Y Archivar documentación
10. CONSERVACIÓN PREVENTIVA DE DOCU- MENTOS.-
La Institución establecerá programas de seguridad para proteger y conservar los documentos en cada una de las Unidades Archivísticas, para lo cual incorporará acciones, planes, políticas y programas tendientes a la protección óptima del fondo documental teniendo por objeto el prevenir y retardar los efectos del deterioro que sufren los documentos.
Los documentos reproducidos, empleando cualquier medio o técnica, gozarán de validez y eficacia como el documento original, siempre que cumplan con los requisitos exigidos por la ley.
Toda información contará con respaldos a través de soportes de comprobada durabilidad y calidad.
Espacio físico.-
Se dotará de un espacio físico adecuado y con los requerimientos necesarios para la óptima conservación de los documentos en custodia.
El archivo además de contar con la oficina de labores administrativas que incluyen equipos y materiales necesarios para el desarrollo de las actividades diarias, contará con el repositorio de documentos que cumplirá con los requisitos y normas técnicas previstas para el caso.
El peso por metro lineal de documentos es de 50 a 60 kilogramos, la altura estará en un máximo de 2,20 m. a 2.40 m. con bandejas de 1.25 m a 1.50m de largo por 40 cm. de fondo. La primera bandeja debe estar mínimo a 25cm del suelo para facilitar la limpieza y evitar daños en las obras en caso de inundaciones; la superficie de un depósito de archivo puede ser de máximo 200 metros cuadrados.
Los pasillos entre estanterías deben tener mínimo 70 cm. de ancho y los principales 1 metro para facilitar la circulación y limpieza. Ninguna estantería debe pegarse a las paredes.
En caso de que el espacio físico con el que cuenta la entidad sea insuficiente, podrá arrendar un repositorio de archivos, en cuyo contrato establecerá que el arrendador se responsabiliza de su custodia y determinará que la administración de la información se la ejecutará a través de un coordinador nombrado por el arrendatario.
Iluminación.-
En caso de que el inmueble en donde se encuentra un repositorio tuviere ventanas, se colocarán filtros de luz.
La luz artificial contará con luminarias que proyecten luz indirecta preferentemente fría, con sensores de movimiento.
Temperatura y Humedad relativa.-
La temperatura óptima oscila entre 18 a 22 grados centígrados y la humedad entre 45 y 55 por ciento, de producirse una variante se utilizará sistemas de control del ambiente.
Limpieza.-
El repositorio debe mantenerse inmaculadamente limpio todo el tiempo, para lo cual no se utilizará sustancias abrasivas o químicos que afecten la conservación de los documentos. La limpieza debe hacerse con aspiradoras
con filtros de trampa de agua a fin de evitar que se levante el polvo. Cabe recalcar que la limpieza inadecuada puede dañar los documentos, principalmente los frágiles.
Ventilación.-
El repositorio contará con ventilación sea natural o artificial, por lo que, puede disponerse de aire acondicionado o corrientes provocadas que eliminen el aire contaminado y lo inyecten puro; adicionalmente se utilizarán filtros tanto en grietas, como en lugares en donde existan ingreso de aire.
Muebles para archivos.-
Las estanterías para el archivo serán metálicas de alta resistencia (mínimo 100 kilos por metro cuadrado, con pintura anticorrosiva estable pintado al horno), abiertas que permitan una fácil limpieza, ventilación y ubicación del fondo documental así como su fácil clasificación y consulta.
Los sistemas de almacenaje de alta densidad, compacto o móvil, son recomendados en caso de no disponer espacio suficiente.
Para el archivo pasivo e intermedio se utilizarán cajas o contenedores de cartón PH neutro.
Consideraciones generales en la conservación de archivos.-
Existen varias factores externos de degradación y destrucción del fondo documental tales como: condiciones ambientales deficientes, ubicación geográfica del edificio, practicas inadecuadas de almacenamiento, fuego, inundaciones, robos, vandalismo o siniestros accidentales, roedores, insectos y otros agentes biológicos; para lo cual, se dotará de todos los elementos tecnológicos, técnicos y químicos necesarios para óptima conservación, prevención y preservación del fondo documental.
Los servidores encargados del manejo del fondo documental tendrán periódicamente capacitación y retroalimentación tanto de la administración de documentos como de su contenido.
11. PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS Descripción.-
1. El funcionario o servidor que requiera de documentación específica la solicitará al Secretario General, al Jefe de la Unidad de Documentación y Archivo o al Secretario de la Regional 1 de ser el caso.
2. El servidor designado localizará la documentación requerida utilizando el Sistema de Claves de Correspondencia.
3. Una vez localizado el documento, el funcionario o servidor que lo requiera, entregará lleno el formulario denominado “Préstamo de Documentos”, en el que se harán constar los datos de descripción del documento y la firma del responsable.
De igual forma, se llenará el formulario de préstamo de documento cuando el requerimiento incluya el antecedente por ser parte activa de un ingreso o trámite de un proceso; y, se dejará el formulario en el bibliorato correspondiente como constancia de que se retiró un expediente.
4. La Unidad de Documentación y Archivo o la Secretaría de la Regional 1 mantendrá un registro de todos los préstamos de documentos, debiendo recordar periódicamente a los funcionarios o servidores o a la Unidad Administrativa a la que pertenecen, que tales documentos están en su poder a fin de que se cumpla el propósito del cuidado del acervo documental, de conformidad con el numeral 2 del artículo 69 del Reglamento Orgánico Funcional de la PGE.
Devuelto el expediente o documento se le entregará al funcionario o servidor, el original del formulario “préstamo de documentos” y se ubicará el expediente en el lugar que corresponda.
Tanto el funcionario o servidor que entrega la documentación como el que la recibe, verificará que el expediente esté completo y en buen estado de conservación (sin enmendaduras, mutilaciones, rayaduras, resaltados y más características que alteren la autenticidad del documento, ya sea en sus originales así
como en las copias que forman parte del expediente).y que su orden corresponda cronológicamente al que está digitalizado.
12. CONCESIÓN DE COPIAS SIMPLES
1. El usuario externo presentará una solicitud de copias simples, adjuntando copia de la cédula de identidad o ciudadanía o pasaporte. El usuario interno solicitará verbal o electrónicamente la concesión de copias simples.
2. Se ubicará electrónica y físicamente lo solicitado.
3. Previa la entrega de las copias simples solicitadas, el usuario firmará la recepción correspondiente.
4. Las solicitudes de copias simples se archivarán en Secretaría General o en la Secretaría de la Regional 1 de ser el caso.
Diagrama de Flujo
Extensión de Copias Simples de Documentos (Usuarios Externos)
Usuarios Externos Asistente Administrativo
(Recepción de Documentos)
Jefe de Documentación y Archivo
Asistente Administrativo
(Fotocopias)
Secretaría General
Solicitud de fotocopias
Recibir y remitir solicitud
Solicitud de fotocopias
Recibir y analizar solicitud
Disponer la reproducción de lo requerido
Ubicar electrónica y físicamente lo requerido y proceder a
fotocopiarlo Fotocopias
Registro de copias emitidas
Registrar y enviar copias
Fotocopias
Entregar copias y solicitar firma del oficio de despacho
Fotocopìas
Enviar oficio (original) para su archivo y custodia
Oficio de despacho (firmado por el usuario)
Extensión de Copias Simples de Documentos (Usuarios Internos)
Usuarios Internos
Asistente Administrativo (Recepción de Documentos)
Jefe de Documentación y Archivo
Asistente Administrativo
(Fotocopias)
Solicitud de fotocopias (e-mail, memorando u oficio)
Recibir y aprobar requerimiento
Ubicar electrónica y físicamente lo requerido y proceder a
fotocopiarlo Fotocopias
Registro de documentación entregada
Registrar y enviar copias
Fotocopias
Entregar copias
Fotocopias
13. DEPURACIÓN DE ARCHIVOS ACTIVOS Descripción y flujo del Instructivo
13.1. Descripción de Actividades.-
El Secretario General, el Jefe de Documentación y Archivo o el Secretario de la Regional 1, o sus delegados de la unidad administrativa correspondiente, deberán:
1. Identificar la documentación que cumplió su plazo de retención.
2. Elaborar el inventario de unidades seleccionadas para dar de baja. En esta actividad se recibirá la solicitud de baja de documentación presentada por las unidades administrativas de la Procuraduría General del Estado.
3. Notificar la intención de dar de baja la documentación seleccionada a las unidades administrativas de la Procuraduría General del Estado, las cuales emitirán un pronunciamiento.
4. Solicitar la conformación del Comité de Evaluación y
Descarte de documentos.
5. Conformado este Comité, el mismo será convocado.
6. Verificar físicamente la documentación para dar de baja en base al inventario elaborado.
7. Preparar un Acta de Eliminación de Documentos.
8. Eliminar la documentación y firmar dicha acta.
Depuración de los Archivos Activos
Unidad de Documentación y
Archivo
Secretario General Unidades Administrativas PGE Comisión de Evaluación de Descarte de
Documentos
Identificar la documentación que cumplió su plazo de retención
Solicitud de baja de documentación
Elaborar inventario de unidades seleccionadas para dar de baja
Inventario de unidades de instalación seleccionadas para dar de baja
Solicitar la notificación a las unidades correspondientes
Notificar la intención de dar de baja a la documentación
seleccionada Notificación
Solicitar la conformación de la Comisión de Evaluación de Descarte de Documentos
Verificar la utilidad o no de la documentación emitir su respectivo pronunciamiento
Pronunciamiento
Convocar a la Comisión de Evaluación de Descarte de Documentos
Inventario de unidades de instalación seleccionadas para dar de baja
Verificar físicamente la documentación para dar de baja
Preparar acta de eliminación de
documentos Acta de eliminación de documentos
Eliminar documentación y firmar acta
CAPITULO III PROCEDIMIENTOS DE SECRETARÍA GENERAL
CONFERIR COPIAS O COMPULSAS SIMPLES Y CERTIFICADAS
1. OBJETIVO
Atender el requerimiento de los usuarios con relación a la concesión de copias o compulsas simples o certificadas, así como, la tramitación, archivo y custodia de Resoluciones, Resoluciones Reservadas, Acuerdos y Oficios Reservados.
2. ALCANCE
Participan en estos procedimientos la Secretaría General y la Secretaría Regional 1
3. EMISIÓN DE COPIAS CERTIFICADAS
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.-
1. Recibir por ventanilla el pedido de copias certificadas.
1.1 Buscar física y electrónicamente los documentos solicitados.
1.2 Localizados los documentos fotocopiar la documentación solicitada.
2. Remitir al Secretario General el pedido conjuntamente con los documentos solicitados.
3. Verificar que las copias corresponden al pedido.
4. Una vez verificadas, sumillar y sentar la razón correspondiente.
5. Remitir mediante oficio las copias solicitadas.
6. Registrar en el libro de copias certificadas.
Diagrama de Flujo:
Emisión de Copias Certificadas
Usuario Asistente Administrativo
(Recepción de Documentos)
Asistente Administrativo
(Búsqueda de Documentos)
Prosecretario Secretario General Secretaria
(Secretaría General)
Asistente de Servicios
Pedido de copias certificadas
Recibir documentación
Firmar y remitir copias
Copias certificadas
Recibir pedido
Remitir pedido
Constatar que las copias correspondan a lo solicitado
Elaborar y enviar oficio adjuntando copias
Oficio de salida, copias certificadas
Pedido de copias certificadas
Recibir pedido y buscar electrónica y físicamente los documentos
Fotocopiar documentación (original)
NOO
Copias simples
Están correctas?
SSI
Sellar y enviar documentación
Copias certificadas
Oficio de salida, copias certificadas
Recibir, firmar y remitir oficio
Remitir oficio y copias en el sobre correspondiente
Oficio de salida, copias certificadas
Remitir pedido y copias
Pedido de copias certificadas, copias simples
Anotar en registro
Registro de copias certificadas
4. NUMERAR, FECHAR, NOTIFICAR, ARCHIVAR Y CUSTODIAR LAS RESOLUCIONES RESERVADAS, RESOLUCIONES, ACUERDOS, OFICIOS Y OFICIOS RESERVADOS
4.1 Descripción de Actividades.-
a. Recibir las resoluciones, resoluciones reservadas, acuerdos y oficios reservados remitidos por el Despacho del Procurador General del Estado.
b. Numerar, fechar y digitalizar las resoluciones, acuerdos y oficios.
c. Remitir al Despacho del Procurador General del Estado y a las diferentes unidades administrativas, copias de las resoluciones, acuerdos y oficios debidamente numerados y fechados, cuando corresponda.
d. Archivar las resoluciones, acuerdos y oficios en la respectiva caja de seguridad.
e. Generar copias certificadas cuando el caso lo amerite.
f. Remitir las resoluciones que fueren pertinentes para su publicación en el Registro Oficial.
FLUJO DE FLUJO
Resoluciones y Acuerdos
Unidades Administrativas PGE
Secretaria Secretario General
(Secretaria General)
Unidad de Documentación y Archivo
Resolución o
Acuerdo
Recibir documentación
Numerar y fechar
manualmente Resolución o acuerdo numerado y
fechado
DSM
Digitalizar documentación
Remitir documentación
Resolución o acuerdo
Recibir y almacenar documentación en la caja
fuerte
Fotocopiar documentos y certificar copias
Copias certificadas
Firmar y remitir copias
Copias certificadas
Oficio de salida
Elaborar y enviar oficio de salida
Recibir, firmar y remitir oficio
Oficio de salida
Copias de Resolución o Acuerdo
Distribuir copias y solicitar firma de registro de entrega
Registro de entrega interno
Remitir oficio y copias (físico y digital) en sobre respectivo
Oficio de salida, copias certificadas
CAPITULO IV
CUSTODIA DEL FONDO DOCUMENTAL
1. Custodia: Responsabilidad que implica el control y la adecuada conservación de los documentos por parte del custodio de los mismos, cualquiera sea su nivel.
a. Custodia permanente: Responsabilidad de los funcionarios y servidores de Secretaría General, de la Unidad de Documentación y Archivo, de la Secretaría de la Dirección Regional 1 y los responsables de las diferentes Unidades Administrativas que, por la actividad que desempeñan en la Institución, deban mantener bajo su vigilancia, cuidado y protección, los documentos que les son entregados para su trabajo, administración y/o archivo.
b. Custodia temporal: Responsabilidad del funcionario o servidor que por la actividad que desempeña en la Institución, debe mantener bajo su vigilancia, cuidado y protección los documentos que le son entregados para su trabajo. Ejecutado que sea su trabajo entregará los documentos recibidos al custodio permanente para su administración y archivo.
c. Responsabilidad del custodio.- Es responsabilidad de quien en forma temporal o permanente tuviere bajo su custodia documentos del fondo documental de la Institución cuidarlos celosamente; por lo tanto, deberá actuar con diligencia, pericia y prolijidad para que los bienes recibidos permanezcan intactos sin ralladuras, enmendaduras, resaltados, ajaduras, dobleces, mutilaciones totales o parciales, rasgaduras. En consecuencia, no se podrá agregar elemento alguno que altere la originalidad del documento entre otras, pestañas, cintas adhesivas, grapas; así como, no se alterará el orden cronológico utilizado por la Unidad de Documentación y Archivo y la Secretaría de la Regional
1. El servidor se proveerá de copias fotostáticas o magnéticas en caso que el estudio del documento requiera de resaltados u otras anotaciones.
En caso de incumplimiento de la prohibición antes mencionada, se impondrán las sanciones previstas en el Reglamento de Administración y Custodia del Fondo Documental de la Procuraduría General del Estado, sin perjuicio de lo que determinen otras normas, siempre que aquello no implique la aplicación de doble sanción para una misma falta, según el Art. 76, letra i) de la Constitución de la República.
Así mismo, quien por acceso indebido a los documentos, destruye, mutila, deteriora maliciosamente, falsifica, sustrae, o incumple las medidas de conservación de los mismos, inobserva las normas archivísticas, dificulta la consulta , los elimina, saca documentos sin autorización, exporta ilegalmente información, serán sancionados de conformidad a lo que establecen los criterios de la Ley y Destrucción Efectiva Del Patrimonio Documental del Estado o a lo dispuesto en la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública, sin perjuicio de las sanciones civiles y penales a que hubiese lugar.
“Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del Sector Público y Personas Jurídicas de Derecho Privado que Dispongan de Recursos Públicos (Acuerdo de la Contraloría General del Estado 39, Registro Oficial Suplemento 87 de 14-dic.-2009. Última modificación: R.O. 178 de 6 de febrero de 2014
Acuerdo No. 006 CG-2014
406-07 Custodia
La custodia permanente de los bienes, permite salvaguardar adecuadamente los recursos de la entidad, fortaleciendo los controles internos de esta área; también facilita detectar si son utilizados para los fines que fueron adquiridos, si sus condiciones son adecuadas y no se encuentran en riesgo de deterioro.
La máxima autoridad de cada entidad pública, a través de la unidad respectiva, será responsable de designar a los custodios de los bienes y de establecer los procedimientos que garanticen la conservación, seguridad y mantenimiento de las existencias y bienes de larga duración.
Corresponde a la administración de cada entidad pública, implementar su propia reglamentación relativa a la custodia física y seguridad, con el objeto de salvaguardar los bienes del Estado.
406-08 Uso de los bienes de larga duración
En cada entidad pública los bienes de larga duración se utilizarán únicamente en las labores institucionales y por ningún motivo para fines personales, políticos, electorales, religiosos u otras actividades particulares.
Solamente el personal autorizado debe tener acceso a los bienes de la institución, debiendo asumir la responsabilidad por su buen uso y conservación.
Cada servidora o servidor será responsable del uso, custodia y conservación de los bienes de larga duración que le hayan sido entregados para el desempeño de sus funciones, dejando constancia escrita de su recepción; y por ningún motivo serán utilizados para otros fines que no sean los institucionales.
En el caso de bienes que son utilizados indistintamente por varias personas, es responsabilidad del Jefe de la Unidad Administrativa, definir los aspectos relativos a su uso, custodia y verificación, de manera que estos sean utilizados correctamente.
El daño, pérdida o destrucción del bien por negligencia comprobada o mal uso, no imputable al deterioro normal de las cosas, será de responsabilidad del servidor que lo tiene a su cargo.
Los cambios que se produzcan y que alteren la ubicación y naturaleza de los bienes, serán reportados a la dirección correspondiente, por el personal responsable del uso y custodia de los mismos, para que se adopten los correctivos que cada caso requiera.”
Son responsables del manejo y custodia del acervo documental de la Procuraduría General del Estado, los servidores o funcionarios que en forma temporal o permanente mantengan bajo su poder documentos de la Institución”.
2. Reposición de documentos.-
En caso de pérdida de documentos el Secretario General o Secretario de la Dirección Regional 1, dispondrá la reposición de los mismos, conforme a lo dispuesto en el Reglamento de Administración y Custodia del Fondo Documental de la Procuraduría General del Estado.
CAPITULO V DEPURACION DE ARCHIVOS
Depuración de los archivos es el procedimiento administrativo que implica el análisis, estudio, emisión de informes y eliminación de la documentación que cumplió el plazo de conservación. Actividad que realizará anualmente el Director de cada unidad o su delegado conjuntamente con el Jefe de la Unidad de Documentación y Archivo, el Secretario de la Regional 1, o sus delegados.
1. De las tablas de plazos de conservación y eliminación de documentos
Para la conservación, evaluación y eliminación de los documentos de los archivos físicos de la Institución, se conformará un Comité de Evaluación y Descarte, y se aplicará lo dispuesto en el Instructivo de Organización Básica y Gestión de Archivos Administrativos, emitido por el Consejo Nacional de Archivo, mediante Resolución No. CNA-001-2005, publicada en el Registro Oficial Nro. 67 de 25 de julio de 2005.
El Comité estará conformado por:
a. El Secretario General, el Secretario de la Regional 1 o sus delegados; quien lo presidirá;
b. El Director o quien haga sus veces de la Unidad
Administrativa que generó el documento;
c. Un Delegado de Auditoría Interna; y,
d. El Jefe de la Unidad de Documentación y Archivo, o el delegado del Secretario de la Regional 1 si es el caso, quienes actuarán como Secretarios del Comité.
2. De las funciones del Comité de Evaluación y
Descarte.-
El Comité, cumplirá con las siguientes funciones:
2.1 Elaborar las tablas del tiempo de conservación de documentos físicos;
2.2 Aprobar las tablas de plazos de conservación de documentos, según la norma establecida para el efecto;
2.3 Preparar el proyecto de Resolución de las tablas de plazos de conservación documental aprobadas;
2.4 Evaluar el informe de depuración y eliminación de la documentación que cumplió el plazo de conservación. generado por cada Director de área; y,
2.5 Emitir informe y recomendaciones pertinentes.
3. Del Informe del Secretario General o el Secretario de la Regional 1.-
El Secretario General o el Secretario de la Regional 1, o sus delegados, aplicando la tabla de plazos de conservación, analizarán los documentos que han cumplido los períodos de vigencia; hecho lo cual, pondrá en conocimiento de la Unidad Administrativa que generó el documento de depuración y eliminación de la documentación que cumplió el plazo de conservación a fin de que recomiende su eliminación cuando el caso así lo amerite, para lo cual deberá:
a. Comprobar que el documento ha perdido su utilidad para la Institución por no existir labor pendiente de ejecución que implique la utilización del documento como prueba;
b. Salvaguardar la confidencialidad de la información que contenga el documento a eliminar;
c. Verificar que al eliminar un documento, se eliminen también todas las copias de conservación y las de seguridad electrónicas o magnéticas que existan de éste; y,
d. Hecho lo cual el Secretario General emitirá un informe motivado el cual será puesto en consideración del señor Procurador General del Estado para continuar con el proceso.
4. De la eliminación de documentos.-
En vista del informe motivado presentado por el Secretario General, el Procurador General del Estado, solicitará la autorización al Comité Ejecutivo del Consejo Nacional de Archivos para la eliminación de documentos, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 10 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos.
5. Instructivo del Comité de Evaluación y Descarte.-
a. Anualmente la Unidad de Documentación y Archivo seleccionará aquella documentación que ha cumplido su plazo de vigencia o se haya decidido dar de baja.
b. Las Unidades de Gestión interesadas en depurar o no su archivo, manifestarán por escrito la necesidad de dar baja sus documentos al Secretario General.
c. El Secretario General oficiará a la Dirección Jurídica Nacional y a las demás Direcciones Regionales, el inicio del proceso para la depuración y dar de baja la documentación seleccionada, conforme lo establece el
Manual de Administración, Conservación y Custodia de Documentos de la Procuraduría General del Estado. El Secretario de la Regional 1, oficiará a la Dirección Jurídica para iniciar el mismo proceso.
d. La Direcciones una vez notificadas, verificarán la utilidad o no de la documentación seleccionada en los trámites que tengan a su cargo, y se pronunciarán respecto de los documentos a dar de baja en un plazo máximo de treinta días contados a partir de la fecha de la comunicación.
e. En caso de que alguna(s) de las área(s) notificada(s), haya formulado algún impedimento para eliminar parte de la documentación seleccionada para la baja, se procederá a separar la misma, actualizar el inventario y se continuará con el trámite de eliminación del resto de la documentación.
f. Si el impedimento es para toda la documentación seleccionada, se debe incorporar al expediente del proceso de eliminación de documentos, las debidas justificaciones
g. La Unidad de Documentación y Archivo solicitará al Secretario General o al Secretario de la Regional
1 convocar al Comité de Evaluación y Descarte de Documentos que eliminará la documentación seleccionada.
h. El Secretario General o Secretario de la Regional
1 convocará a los Directores o sus delegados para la conformación de la Comité de Evaluación y Descarte de Documentos que eliminará la documentación seleccionada. El quorum estará constituido por cuatro miembros al menos; cada miembro tendrá voz y voto, el presidente tendrá voz y voto dirimente.
Anexo (a)
ACTA DE ELIMINACION DE DOCUMENTOS
6. Previa la eliminación de los documentos que han cumplido los plazos de conservación, la institución solicitará la autorización al Consejo Nacional de Archivos, los documentos que ésta Institución considere con valor permanente e histórico, podrán transferirse al Archivo Intermedio de la Administración Pública y aquellos que no sean calificados como tales, se dispondrá su eliminación, previo informe escrito.
7. Los miembros del Comité de Evaluación y Descarte verificarán físicamente que la documentación que consta en el Inventario de Eliminación de Documentos corresponda a la que se ha seleccionado para eliminar; que dicha documentación, conforme a los plazos de retención fijados, haya agotado cualquier valor; y, que no existan observaciones de las áreas a las que se comunicó sobre la baja de los documentos.
8. Previa a la eliminación de los documentos que han cumplido los plazos de conservación, la institución solicitará la autorización al Consejo Nacional de Archivos, Los documentos que esta institución considere con valor permanente e histórico, podrán transferirse al Archivo Intermedio de la Administración Pública y aquellos que no sean calificados como tales se dispondrá su eliminación, previo informe escrito.
9. En caso de estar conformes con su constatación física, la documentación se trasladará al sitio donde será destruida, mediante los mecanismos existentes en los procesos de reciclaje.
10. Luego de destruir la documentación, el Secretario General, el Secretario de la Regional 1, o sus delegados prepararán el Acta de Eliminación y los miembros suscribirán la misma; posteriormente se distribuirá el original y sus copias. Ver Anexo (a)
En la ciudad de …, a los …días del mes de … de ……, quienes suscribimos el presente documento como miembros del Comité de Evaluación y Descarte de la PGE, ……….…………., y, ……, nos constituimos para dar fe de que la documentación que se describe en el Inventario de Eliminación de Documentos, que forma parte integrante de este documento, es la que físicamente se ha seleccionado para proceder a su eliminación.
Hemos revisado también que conforme a los plazos de retención fijados previamente, y habiendo efectuado las consultas pertinentes de ………de ……de …, enviado a los señores:….y…, dicha documentación ha perdido su valor probatorio y referencial.
Finalmente, hemos constatado que la documentación seleccionada ha sido destruida mediante el proceso de …(describir el mecanismo de reciclaje), en la localidad de …el día de hoy … de … de …, a las …
GLOSARIO
Para la aplicación y entendimiento de los términos usados en el presente manual, se tendrán en cuenta los siguientes conceptos:
• Antecedente Documental: Expediente conformado por oficios de entrada y salida.
• Archivar: (1) Conjunto de operaciones intelectuales y físicas que componen las diferentes fases del tratamiento archivístico propias de cada uno de los tipos de archivo, según la etapa del ciclo vital de los documentos. (2) Dar por terminado un expediente o asunto de un procedimiento administrativo o judicial, es decir, transferirlo al archivo (“archívese”).
• Archivística: Disciplina que trata de los aspectos teóricos y prácticos (tipología, organización, funcionamiento, planificación, etc.) de los archivos.
• Archivo: (1) Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas y privadas. (2) El local donde se conservan y consultan los conjuntos orgánicos de documentos. (3) La institución cultural donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden los conjuntos orgánicos de documentos para la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.
• Archivo Central: Dentro del ciclo vital de los documentos, es el que coordina y controla el funcionamiento de los distintos archivos de gestión.
• Archivo de Gestión: El archivo de oficina que reúne su documentación en trámite o sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas. Cada Archivo de Gestión debe tener un responsable de su administración, custodia y traslado al Archivo Central.
• Caja de retención: Contenedor de cartón que sirve para la conservación de una o varias carpetas o Unidades de instalación.
• Ciclo vital de los documentos: Etapas por las que sucesivamente atraviesan los documentos desde que se producen en el archivo de gestión y pasan por el archivo central, hasta que se eliminan o se trasladan a un archivo histórico.
• Codificación: es procedimiento mediante el cual se identifica un trámite con la asignación de siglas así: AD, para los trámites administrativos; y, JJ, para Patrocinio
• Conservación: Conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar, por una parte, la preservación o prevención de posibles alteraciones físicas en los documentos, y, por otra, la restauración de éstos cuando la alteración se ha producido.
• Custodia: Responsabilidad jurídica que implica el control y la adecuada conservación de los documentos por parte un archivo, cualquiera que sea el nivel del mismo.
• Descargo: Liberación de una obligación o carga administrativa
• Descripción: Fase del tratamiento archivístico destinada a la elaboración de los instrumentos de consulta para facilitar el conocimiento y consulta de los documentos de archivo.
• Descriptores: Palabras u oraciones con las que se identifica un tema específico.
• Expediente: Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto.
• Inventario: Instrumento de consulta que describe las Unidades de instalación y/o Unidades documentales de una serie o series respetando su estructura.
• Legajo: Atado de documentos a veces protegidos por tapas de cartón con lo que se forma una unidad de instalación.
• Organización: Adaptación material o física de un fondo a la estructura que le corresponde, una vez realizado el proceso intelectual de identificación. Incluye las fases de clasificación y ordenación.
• Original: Documento hecho por voluntad de su autor y conservado en la materia y forma en que se emitió. La originalidad lleva implícita la autenticidad administrativa y la autenticidad jurídica, pero no la veracidad del contenido. Pueden considerarse también documentos originales los autógrafos y los originales múltiples.
• Original múltiple: Ejemplares de unos mismos documentos emitidos simultáneamente para ser entregados a las partes interesadas.
• Responsable de la Unidad Administrativa: Para efectos de éste Manual son responsables de la Unidad Administrativa, el Secretario Particular, Secretario General, Coordinadores, Directores Nacionales y Directores Regionales.
• Repositorio: Almacén o lugar donde se guardan y mantiene información digital habitualmente base de datos o archivos.
• Serie: Conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma jurídica y/o de procedimiento.
• Sistema archivístico: Conjunto de normas y procedimientos que participan en la dirección, seguimiento, coordinación e inspección de los
programas para la organización, el tratamiento, la conservación y la difusión de los documentos de archivo. Componen el sistema archivístico los archivos, los servicios archivísticos, la administración de archivos, la normatividad archivística y el personal.
• Sistema de Gestión de Trámites: Sistema implementado para el seguimiento del flujo de la información.
• Soporte: Material físico en el que se registra la información (papel, cintas y discos magnéticos, películas fotográficas, etc.).
• Tipo documental: Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogéneos.
• Trámite: Forma y actuación concreta del procedimiento administrativo.
• Transferencia: Procedimiento habitual de ingreso de documentos a un archivo, mediante traslado de las fracciones de series documentales, una vez que éstas han cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas establecidas en la valoración para cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos.
• Valor histórico: Aquel que posee el documento como fuente primaria para la historia.
• Valor informativo: Aquel que sirve de referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad de la Administración y que también puede ser testimonio de la memoria colectiva.
• Valor jurídico: Aquel el que se derivan derechos u obligaciones legales reguladas por el derecho común.
• Valor legal: Aquel que pueden tener los documentos que sirvan de testimonio ante la ley.
• Valor primario: es el que poseen los documentos originales, las copias certificadas y los anexos de cualquier tipo que forman parte de un expediente. En consecuencia no están dentro de estos las copias simples y los borradores preparados por los servidores a cargo de los trámites.
• Valoración: Fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación total o parcial.
• Unidad administrativa: Son Unidades Administrativas: Los Despachos del Procurador y Subprocurador General del Estado, las Coordinaciones Nacionales e institucional, las Direcciones Nacionales y Regionales, las Oficinas Provinciales y la Secretaría General.
DISPOSICIÓN GENERAL.
Las políticas, contenido, subprocesos y procedimientos incluidos en el presente manual, son de obligatorio cumplimiento para todos los funcionarios y servidores de la Procuraduría General del Estado a nivel nacional, y entrarán en vigencia sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial.
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