Resolución EPPUEP-GG-2015-0021-R Expídese el Reglamento para la administración del fondo fi jo de caja chica

Resuelve:

EXPEDIR EL REGLAMENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA DE LA EMPRESA PÚBLICA DE PARQUES URBANOS Y ESPACIOS PÚBLICOS, EPPUEP.

CAPITULO I

Del Fondo Fijo de Caja Chica

Art. 1.- Ámbito.- El presente reglamento interno regirá para el establecimiento y administración del fondo de caja chica de la Empresa Pública de Parques Urbanos y Espacios Públicos y sus unidades administrativas.

Art. 2.- Finalidad del fondo.- El fondo fijo de caja chica tiene como finalidad pagar en efectivo las necesidades urgentes, no previsibles y de valor reducido que pudiesen surgir dentro de las esferas de las actividades de la Empresa Pública de Parque Urbanos y Espacios Públicos y que no pueden pagarse regularmente con el proceso normal de la Gestión Administrativa Financiera.

Art. 3.- Programación y apertura.- La Dirección Financiera, mediante solicitud del titular del área requirente y previa la respectiva evaluación, de acuerdo con las necesidades reales de la unidad, autorizará la apertura y el monto del fondo de caja chica para los pagos de menor cuantía.

En la solicitud se señalarán los nombres de los funcionarios que autorizarán los egresos con cargo al fondo y quienes lo manejarán, requisito sin el cual no se autorizará su apertura.

La Dirección Financiera de la EPPUEP determinará los montos a asignarse así como los incrementos o reducciones que sean necesarios, de conformidad a los saldos disponibles, el comportamiento del gasto, y en observancia al acuerdo emitido por el Ministerio de Finanzas.

Art. 4.- Caución.- De acuerdo a lo determinado en el Artículo 28 del Reglamento para registro y control de cauciones emitido mediante Acuerdo No. 27 por la Contraloría General del Estado, se indica: La cuantía de las cauciones se determinará de la siguiente manera:

1) Tratándose de los servidores/as determinados en el artículo 3 de este Reglamento, la cuantía de las cauciones a rendirse en depósitos de dinero en dólares de los Estados Unidos de Norteamérica, hipotecas, garantías bancarias o pólizas de seguro de fidelidad de tipo individual o colectivo, se obtendrá multiplicando la remuneración mensual unificada del cargo del funcionario a caucionarse por doce. Si los servidores/as caucionados/as no perciben una remuneración mensual unificada, o gozan de otro estipendio o no son rentados, la cuantía se determinará multiplicando por doce la remuneración mensual unificada de la autoridad nominadora. En las cauciones constituidas mediante pólizas de seguro de fidelidad tipo blanket o abiertas el monto de la caución a rendirse no podrá ser menor al 5% del presupuesto anual institucional. La Contraloría General del Estado, en casos excepcionales y previa justificación técnica, podrá disponer el aumento o disminución de este porcentaje previa petición de la institución pública beneficiaria

Art. 5.- Monto.- El monto que se asigne a cada área requirente responderá en relación a sus funciones, sin que sobrepase los límites establecidos. El Director Financiero determinará los incrementos o reducciones que sean necesarios, de acuerdo al movimiento de reposición y a la respectiva asignación presupuestaria.Se establecen como límites para la asignación del fondo, los siguientes:

Art. 6.- Custodio del fondo fijo de caja chica.- Son responsables, administrativa, civil y penalmente el titular de cada unidad a administrativa a la que se asigne el fondo y su correcta aplicación del fondo en conformidad con las normas legales y reglamentarias vigentes en esta materia, como ordenador y autorizador del gasto de acuerdo a este reglamento; y, el servidor encargado del manejo de estos recursos. Los titulares de las unidades, podrán delegar la facultad de autorizar los gastos y reposiciones de este fondo.

La designación del funcionario para la custodia y manejo del fondo de caja chica, la realizará el titular del área solicitante y será el encargado de la administración del fondo fijo de caja chica y responsable de los desembolsos que deban efectuarse para atender las necesidades de las dependencias y unidades administrativas que se encuentren dentro de las mismas.

El custodio será un servidor de la unidad administrativa o subproceso independientes de los registros contable y custodia de bienes, quien será designado por el titular de la unidad o líder del subproceso, y será responsable de la recepción, administración, control, y solicitud de la reposición de los recursos de dicho fondo, observando las disposiciones del presente reglamento.

El custodio del fondo de caja chica mantendrán también bajo su responsabilidad los comprobantes de retención pre-impresos y pre-numerados recibidos para su emisión, según la normativa vigente en materia contable y tributaria, mismos que deberán ser remitidos (utilizadas, anuladas y en blanco) a la Dirección Financiera hasta el 25 de cada mes para el cumplimiento de las obligaciones tributarias mensuales.

Los vales y comprobantes deberán presentarse íntegros, sin mutilaciones o alteraciones en su texto, tachaduras, enmendaduras ni borrones, en caso de que no cumplan con estas condiciones no se considerará en la reposición y será asumido por el custodio.

El custodio designado en cada área mantendrá en su poder el fondo en dinero en efectivo con el objeto de atender en forma oportuna e inmediata cualquier solicitud de adquisición y pago solicitado por las autoridades y funcionarios que se encuentran en la unidad asignada. Por ningún concepto el custodio podrá mantener el fondo asignado en cuentas corrientes o de ahorros a título personal.

La Dirección Financiera delegará a un encargado/a del seguimiento y coordinación de la emisión, control, custodia y distribución de los comprobantes de retención en la fuente que se entreguen a los custodios de caja chica.

Art. 7.- Cambio de administrador.- En caso de vacaciones, enfermedad, comisión o ausencia temporal justificada del funcionario responsable del manejo de los fondos, el titular del área encargará su administración a otro funcionario de la misma área, para lo cual se suscribirá un acta de entrega

- recepción que se enviará a la Dirección Financiera para su registro y control.

Art. 8.- Cuantía de los desembolsos.- Por cada egreso, los administradores de los fondos de caja chica de la Gerencia General, Gerencia de áreas, Unidad Administrativa de PHG, Parque Guápulo y Parque Samanes; podrán hacer desembolsos hasta USD $ 30,00.

Por lo tanto queda prohibido realizar egresos superiores a este valor, así como la subdivisión o prorrateo entre varias facturas por el mismo concepto; por cada eventualidad que llegue a ser presentada.

Art. 9.- Utilización del fondo.- El fondo fijo de caja chica servirá para pagar las obligaciones por adquisición de bienes y servicios urgentes imprevisibles y de menor cuantía.Los rubros de gasto autorizados a desembolsar son aquellos que estén directamente relacionados con las partidas presupuestarias asignadas para tal efecto, conforme análisis del gasto de cada unidad responsable del manejo del fondo, mismas que se mencionan a continuación. Tabla 1 Partidas presupuestaria Cuando se realicen las adquisiciones o el pago de obligaciones con el fondo fijo de caja chica, se observará como norma general, efectuar las transacciones con las firmas o casas comerciales que ofrezcan los bienes y/o servicios al menor costo y la mejor calidad, dando preferencia a las empresas que consten como proveedoras calificadas de la Institución.

Como excepción, en el Despacho del Gerente General, se podrá utilizar este mecanismo para el pago de refrigerios, decoraciones y/o arreglos florales, cuando se efectúen reuniones del Directorio, de carácter oficial o cuando se produzcan visitas de funcionarios del exterior. Como justificación del gasto, la Dirección Financiera, certificará la lista de los asistentes y los actos en que se realizaron.

Art. 10.- Prohibiciones de uso del fondo.- No podrá utilizarse el fondo de caja chica en los siguientes casos:

1. Pago de servicios personales de los servidores y/o trabajadores, que habitualmente deben cancelarse mediante roles de pago;
2. Gastos de uso personal de los funcionarios;
3. Anticipo de viáticos y subsistencias;
4. Préstamos;
5. Cambio de cheques personales o de terceros;
6. Adquisición de activos fijos;
7. Donaciones;
8. Suscripción a revistas y periódicos;
9. Arreglos florales;
10. Decoraciones de oficinas (no incluye mantenimientos menores, ni adquisiciones de símbolos patrios);
11. Movilización relacionada con asuntos particulares;
12. Insumos de cafetería;
13. Alimentación;
14. Horas extras;
15. Multas;
16. Agasajos;
17. Gastos que no tienen carácter de imprevisibles o urgentes; y,
18. Las compras no podrán ser divididas en dos o más partes. Bajo ningún aspecto se justificarán gastos que no estén contemplados en este reglamento y que incumplan procedimientos de carácter legal aplicables para estos fondos.

Art. 11.- Del manejo del fondo.- El custodio del fondo de caja chica, velará por el cumplimiento de las normas previstas en este reglamento y responderá personal y pecuniariamente. En la administración del fondo, observará además las siguientes disposiciones:

1. Todo desembolso de caja chica deberá ser previamente autorizado por el titular de la unidad o líder del subproceso;
2. Los vales de caja chica serán justificados con documentación suficiente y pertinente.
3. Se incluirán solamente facturas que por su naturaleza correspondan a gastos determinados en el Art. 5 de este reglamento
4. Se considerará válida una factura, nota de venta o liquidación de compras y servicios, cuando cumpla con todos los requisitos determinados en el Reglamento de Facturación, emitido por el Servicio de Rentas Internas, tales como:

Para aquellas transacciones que por una sola vez se realicen con personas naturales que no tengan obligación de emitir facturas, ni deban llevar contabilidad, se podrán presentar recibos de pago, pero se anexará el formulario de la liquidación de compras y servicios previsto en el Reglamento de Comprobantes de Venta y Retención emitido por el Servicio de Rentas Internas, cuyo diseño lo proporcionará la Dirección Financiera.

Art. 12.- Requisitos que deben cumplir los comprobantes de respaldo del gasto efectuado con el fondo fijo de caja chica.- Se considerarán como válidos los comprobantes de respaldo que cumplan los siguientes requisitos pre- impresos, de conformidad a lo previsto en el Reglamento de comprobantes de venta, retención, y documentos complementarios vigentes, emitido por el Servicio de Rentas Internas:

Facturas:

• Número, día, mes y año de la autorización de impresión del documento, otorgado por el SRI.
• Que sea pre-numerada.
• Que lleve impreso el número del RUC.
• Denominación o razón social del emisor.
• Denominación del documento pre-impreso.
• Dirección de la matriz y del establecimiento del emisor cuando corresponda.
• Fecha de caducidad del documento, expresada en día, mes y año, según la autorización del SRI.

Requisitos de llenado para facturas:

• Identificación del adquiriente con sus nombres y apellidos, denominación o razón social, y número de RUC.
• Descripción o concepto del bien adquirido o del servicio prestado, indicando la cantidad y unidad de medida - cuando proceda.
• Precio unitario de los bienes o servicios a adquirir.
• Valor subtotal de la transacción, sin incluir impuestos.
• Descuentos o bonificaciones.
• Impuesto al valor agregado señalando la tarifa respectiva.
• Importe total de la transacción.
• Fecha de emisión.
• Firma del adquiriente del bien o servicio, como constancia de la entrega del comprobante de venta.
• Que no presente borrones, tachones, ni enmendaduras.
• Que mantenga un orden cronológico de fechas.
• Y demás requisitos previstos en el Reglamento de Facturación, emitido por el Servicio de Rentas Internas. Comprobantes de retención:

Deberán ser emitidos con todos los requisitos establecidos en el Reglamento de comprobantes de venta, retención y documentos complementarios, como son:

• Denominación o razón social del proveedor;
• RUC y dirección del proveedor;
• Ejercicio fiscal;
• Fecha de emisión del comprobante de retención;
• Tipo de comprobante de venta;
• Número de la factura o comprobante de venta;
• Concepto: Impuesto por el cual se efectúa la retención en la fuente del impuesto a la renta y del IVA;
• Base imponible para la retención;
• Porcentaje aplicado a la retención;
• Valor del impuesto retenido; y,
• Firma del agente de retención y firma del proveedor.

Art. 13.- De los formularios y registro.- Para la justificación del gasto y su reposición, se establecen los siguientes formularios:

• Formulario de resumen de caja chica, en el que se identificará la fecha, el número, el valor y el concepto del vale de caja chica, el código de aplicación y las firmas de responsabilidad del autorizador del gasto y del custodio del fondo, el cual será utilizado para su reposición.

• Formulario pre numerado vale de caja chica, en el que constará por cada gasto que se efectúe, el concepto, el valor en números y letras, la fecha y las firmas de responsabilidad del funcionario que autoriza el gasto y del custodio del fondo.

• A este último se anexarán los originales de las facturas o comprobantes de venta de las casas comerciales, que deberán cumplir los requisitos establecidos en el Reglamento de Comprobantes de Venta y de Retención expedido por el SRI.

Art. 14.- De la reposición del fondo.- Los servidores designados para la administración del fondo, deberán obligatoriamente presentar a la Dirección Financiera el resumen de caja chica utilizando el formulario respectivo, en el que se detallarán e incluirán los vales de caja chica, con sus respectivos soportes.

La reposición del fondo de caja chica se hará de manera mensual o antes de este plazo, en los casos en los que se haya consumido el sesenta por ciento (60%) del monto establecido, por ningún motivo podrá excederse el monto establecido. Esta información deberá ser remitida a la Dirección Financiera con oficio, con corte al 25 de cada mes, para el control previo de la documentación y la respectiva reposición.

Los responsables de la reposición del fondo fijo de caja chica realizarán el control previo de la documentación remitida por los custodios y realizarán la reposición por los valores debidamente justificados. De existir facturas, vales, o más documentos que incumplan los requisitos establecidos en el presente reglamento serán devueltos al custodio y no serán consideradas para su reposición.

Toda solicitud de reposición del fondo se dirigirá a la Dirección Financiera y su trámite procederá previa revisión por los funcionarios responsables del control.

La Dirección Financiera no dará trámite a la reposición solicitada, si el formulario de resumen de caja chica, no estuviera firmado por el autorizador del gasto y el custodio del fondo.

Al finalizar el ejercicio económico, la o el servidor público custodio o encargado del manejo y custodia del fondo, presentarán a la Dirección Financiera, la liquidación con la justificación de los gastos efectuados y la entrega del sobrante, en caso de existir. Esta se presentará en la última reposición, dentro del primer mes posterior a la terminación del ejercicio económico. Al iniciar el siguiente período fiscal, se asignará un nuevo fondo.

Art. 15.- Responsabilidades de la Dirección Financiera.- La Dirección Financiera de la EPPUEP, velará para que la administración del fondo cumpla con lo dispuesto en el artículo 165 del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas y con las Normas Técnicas de Control Interno número 402-02 Control Previo al compromiso, 402-03 Control Previo al Devengado, 405-07 Formularios y documentos, 405-08 literales c) y d) Fondos de Reposición, y 405-09 Arqueos Sorpresivos de los Valores en Efectivo, expedidas por la Contraloría General del Estado y demás normativa expedida para el efecto. De igual manera establecerá mecanismos y procedimientos para cumplir y hacer cumplir el presente reglamento, y demás normativa legal en materia tributaria y financiera.

Art. 16.- Del control del fondo.- La Dirección Financiera, por medio del responsable financiero, analizará, verificará y contabilizará los valores correspondientes a los fondos fijos de caja chica. La Dirección Financiera dispondrá la ejecución de arqueos sorpresivos, para comprobar el buen uso del fondo fijo de caja chica.

Art. 17.- Responsable del manejo.- Los funcionarios y empleados que tengan que ver con el proceso de manejo y custodia de los fondos de caja chica deberán estar legalmente nombrados, contratados o encontrarse en comisión de servicios en la Empresa Pública de Parques Urbanos y Espacios Públicos.

El servidor designado como responsable deberá cumplir con las siguientes observaciones:

• Cumplir con las disposiciones del presente reglamento y normativa vigente aplicable.

• Retirar y mantener en efectivo la transferencia que se le asigne a su cuenta personal para el manejo del fondo, en un término máximo de 48 horas de realizada (días hábiles). Caso contrario se aplicara una llamado de atención.

• Justificar con los documentos autorizados el uso de los fondos de la caja chica, caso contrario, serán debitados de sus haberes los valores no sustentados.

Art. 18.- Cambio de custodio.- En caso de traslado administrativo del servidor encargado del manejo del fondo, el Gerente de área, comunicará inmediatamente a la Gerencia de Desarrollo Organizacional, quien dispondrá a la unidad respectiva, proceda con el arqueo, traspaso del fondo mediante acta de entrega recepción, y posterior registro del cambio de custodio.

Art. 19. Responsabilidad.- Será de responsabilidad y cubrirán con sus propios recursos, los funcionarios y custodios que autorizan:

1. En forma indebida sin observar el presente reglamento;

2. Documentos que no cumplan con los requisitos contemplados en el presente reglamento;

3. Diferencias en las retenciones de impuestos; y,

4. La omisión u olvido de las retenciones de impuestos. El incumplimiento al presente reglamento, el/la Director/a Financiero/a dispondrá de manera inmediata las acciones necesarias para la reposición y liquidación del Fondo, de lo cual notificará a la Dirección de Talento Humano, para que previo el procedimiento respectivo, se establezcan las sanciones a que haya lugar.

DISPOSICIONES DEROGATORIAS

Queda derogada la resolución No. EPPUEP-GG-20156- 0007-R, de fecha 01 de abril de 2015.

DISPOSICIONES GENERALES

Primera.- Encárguese de la ejecución de la presente Resolución a la Gerencia de Desarrollo Organizacional y a la Gerencia de Asesoría Jurídica.

Segunda.- La presente Resolución entrará en vigencia sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial.